Etiķete ir daudzpusīgs jēdziens, sabiedrībā, pie galda vai sabiedriskās vietās ir uzvedības noteikumi. Ir arī tāda lieta kā biznesa etiķete, it īpaši biznesa rakstīšanas etiķete. Uzņēmuma reputācija lielā mērā ir atkarīga no tā, kā notiek sarakste ar klientiem, darbiniekiem un partneriem.
Lietišķās sarakstes vispārīgie noteikumi
Rakstiskā runa ļoti atšķiras no mutiskās, it īpaši lietišķās sarunas. Mūsdienu realitāte ir tāda, ka rakstīšana arvien vairāk nozīmē e-pasta ziņojumu, nevis ziņojumu uz papīra.
Kad runa ir par biznesa sarunām ar partneriem, par visiem ziņojumiem, kas saistīti ar biznesa mirkļiem, e-pasts ir labākais informācijas pārsūtīšanas variants. Tomēr uzaicinājuma, paldies vai apsveikuma vēstules tiek rakstītas uz papīra.
Tiek uzskatīts, ka laba prakse ir kvalitatīva papīra un, vēlams, veidlapu ar organizācijas logotipu izmantošana. Svarīgas vēstules vai ielūgumus uz īpašiem pasākumiem labāk nogādāt ar kurjeru vai ierakstītu pastu. Vēstījums uz skaista augstas kvalitātes papīra izskatās stingrs un paaugstina uzņēmuma reitingu.
Biznesa sarakstē svarīga ir ziņojuma pareizība, pratība un precizitāte. Nav pieļaujama pārmērīga emocionalitāte, pazīstamība, aizskaroši izteikumi, kā arī prezentācijas ilgums un neskaidrība.
Ir svarīgi strukturēt tekstu, pareizi ievietot akcentus un pieturzīmes, lai saņēmējam būtu ļoti skaidrs, par ko īsti ir burts.
Kas attiecas uz saziņas stilu, labāk izvairīties no izteiksmīgām frāzēm, sarežģītiem daudzlīmeņu teikumiem un nevajadzīgiem vārdiem. Profesionālo klišeju pārpilnība biznesa sarakstē ir pieļaujama.
Skaidrības labad tekstam varat pievienot diagrammas, diagrammas vai tabulas.
Lietišķajā sarakstē ir nepieņemami izmantot emocijzīmes un attēlus. Pirms nosūtīšanas noteikti pārbaudiet, vai tekstā nav kļūdu un kļūdu.
Biznesa vēstuļu noformēšanas noteikumi
Pareizi rakstītai biznesa vēstulei jābūt skaidrai struktūrai. Nav viena standarta, bet ir vispārīgi dizaina noteikumi.
Biznesa vēstule sastāv no galvenes, apsveikuma, satura (pamata), atvadīšanās, paraksta un sūtītājas organizācijas rekvizītiem.
Vēstules "galvenē" parasti ir organizācijas nosaukums, logotips, adrese un kontakti saziņai (tālrunis, e-pasts, fakss).
Arī galvenajā var norādīt uzņēmuma darbības veidu un vadītāju vārdus.
Vāciņš visbiežāk tiek drukāts lapas centrā, dažreiz tas ir atļauts atrasties augšējā stūrī.
Cienījamam uzņēmumam vajadzētu būt savam veidlapai. Arī e-pastiem vajadzētu būt veidlapām, tas piešķir organizācijai stingrību.
Apsveikuma daļā varat rakstīt "Labdien" vai "Labdien", ja ziņojumam nav stingra starppersonu rakstura. Skaidrā biznesa vēstulē, paziņojumā vai citā biznesa dokumentācijā būs pareizāk nekavējoties adresēt adresātu pēc vārda un tēva vārda.
Biznesa sarakstē vissvarīgākais ir vēstules galvenais saturs - pamats.
Šai daļai ir vislielākā informācijas slodze, tieši tajā tiek atklāts apelācijas mērķis.
Sazināšanās iemesli var būt vairāki, attiecīgi katra aspekta izklāsts jāsāk ar atsevišķu rindkopu. Vēstules pamatdaļas strukturēšana ir nepieciešama, lai atšķirtu tēmas un labāk izprastu informāciju.
Rindkopu piemēri ietver šādas frāzes: "mēs lūdzam jūs", "informēt", "piedāvāt atlīdzību" un citas.
Ir vērts atcerēties, ka aspektiem ir arī struktūra.
Biznesa vēstules sūtītājam jāpamato pieprasījuma atbilstība, jāatklāj tā galvenais saturs un jāapraksta gaidāmais rezultāts pozitīvas atbildes gadījumā.
Tiešās runas formulas biznesa vēstulēs tiek izmantotas reti. Pēdējās frāzes galvenais mērķis ir izteikt cieņu pret adresātu un parasto cieņu pieklājībai. Noslēguma frāžu piemēri: "vislabākie novēlējumi", "ar laba vēlējumiem", "jau iepriekš paldies par atbildi" un citi.
Vēstules beigās jābūt personīgam parakstam. Parasti tiek norādīts sūtītāja uzvārds, iniciāļi un amats, kā arī kontakttālruņu numuri.
Lielie uzņēmumi izmanto elektroniskos parakstus. Šis ir īpašs fails ar teksta parakstu, kas tiek automātiski piestiprināts katra burta beigās. Elektroniskais paraksts nedrīkst pārsniegt piecas līdz sešas rindiņas un pārsniegt septiņdesmit rakstzīmes.
Šī dizaina struktūra attiecas arī uz reklāmas vēstulēm, pavadvēstulēm un pateicības vēstulēm, kā arī paziņojumiem, paziņojumiem, pretenzijām un brīdinājumiem.
Nosūtot lielu informācijas daudzumu, vēstules pamattekstā tiek ierakstīts īss atbalsts, un galvenā pakete tiek sastādīta kā atsevišķs pielikums. Ja pielikums "sver" daudz, jums par to jābrīdina adresāts motivācijas vēstulē.
Atbilde uz biznesa vēstuli
Saskaņā ar biznesa etiķetes noteikumiem atbildi uz vēstuli nedrīkst kavēt ilgāk par divām līdz trim dienām. Ja vairāku objektīvu iemeslu dēļ atbildei nepieciešams ilgāks laika periods, paziņojiet par to sūtītājam, tas tiek uzskatīts par labu formu un palielina uzņēmuma uzticamību.
Atcerieties galveno - jums jāatbild uz visiem biznesa e-pasta ziņojumiem, izņemot acīmredzamu surogātpastu.
Atbildot uz biznesa vēstulēm, bieži tiek izmantotas standarta runas formulas:
- "Mēs nožēlojamies, ka informējam jūs …";
- "Paldies par …";
- "Mēs aicinām jūs ar prieku …";
- "Mēs jums atgādinām …";
- "Saskaņā ar jūsu pieprasījumu mēs informējam …" un citus.
Ērtības labad varat izveidot atsevišķu failu ar līdzīgiem runas modeļiem. Pievēršoties tukšajām vietām, jūs ievērojami atvieglosiet un paātrināsiet biznesa vēstuļu rakstīšanu.
Ja vēstule ir svarīga un jums noteikti jāzina, ka tā ir piegādāta adresātam, pasūtiet piegādi ar kurjeru vai izsniedziet ierakstītu vēstuli (Krievijas pasts). E-pastam ir funkcija "Saņemtais paziņojums", kas automātiski nosūta jums apstiprinājumu, ka jūsu ziņojums ir skatīts.
Ja uz vēstuli nav atbildes, saskaņā ar etiķeti varat veikt papildu zvanu, lai noskaidrotu situāciju ar saraksti.
Lietišķās sarakstes veidi
Sākumā ir divu veidu biznesa sarakste: iekšēja un ārēja. Ārējā korespondence ir korespondence, kas nosūtīta saņēmējam no trešās puses, savukārt iekšējā korespondence tiek izmantota vienas firmas robežās.
Biznesa vēstules atbilstoši paredzētajam mērķim tiek sadalītas: pieteikumos, biļetenos, sludinājumos, uzziņās, ieteikumos, priekšlikumos, atgādinājumos, pretenzijās, ielūgumos un citos.
Vēstule - ziņojums satur informāciju, kas adresātam nepieciešama, lai veiktu visus uzdevumus kopīga mērķa ietvaros. Šāda informācija ir būtiska un svarīga gan saņēmējam, gan sūtītājam.
Lietojumprogramma - biznesa korespondences veids, kas ietver pieprasījuma nosūtīšanu informācijas vai pakalpojumu iegūšanai. Piemēram, pieteikums dalībai pasākumā.
Pieprasījums - rakstisks pieprasījums iegūt interesējošu informāciju. Pieprasījums var būt formāls un saistošs.
Piedāvājuma vēstulē parasti tiek piedāvāta sadarbība vai īpaši pakalpojumi un komerciāli priekšlikumi. Parasti šādas vēstules tiek sūtītas uz vairākām adresēm vienlaikus; var izmantot masveida pasta sūtījumus.
Ielūgums - individuāla ielūguma vēstule uz sapulci vai svinīgu pasākumu. Šādas sarakstes noformējumā ir atļauts izmantot īpašas svētku veidlapas vai pastkartes. Galvenais ir skaidri uzrakstīt notikuma nosaukumu, adresi, sapulces laiku un vietu.
Atgādinājuma vēstule ir ziņojums par jebkādu saistību izpildi: parāda atmaksa, ziņojuma sniegšana, sanāksmes atgādinājums un citas.
Ja kāda no pusēm nav izpildījusi līguma nosacījumus vai pārkāpusi vienošanos, cietusī puse var nosūtīt prasību. Vēstules atšķirīgā iezīme - pretenzijas - ir sīka pārkāpto apstākļu apraksta, informācijas par kaitējuma novērtēšanu, prasību par zaudējumu atlīdzināšanu vai konstatētā pārkāpuma novēršanas klātbūtne. Bieži vien šo saraksti papildina dokumentu kopijas, fotogrāfijas un pieņemšanas sertifikāti.
Ieteikuma vēstulēs tiek novērtēta trešā puse vai uzņēmums un sniegtas to īpašības. Šādi ziņojumi visbiežāk tiek izplatīti, piesakoties uz jaunu vietu.
Biznesa e-pasta iezīmes
Mūsdienās liela daļa biznesa vēstuļu tiek sūtītas pa e-pastu, tāpēc biznesa etiķetes noteikumi formulē arī prasības elektroniskās biznesa komunikācijas veikšanai.
Uzmanīgi izlasiet sūtītāja adresi. Jums jābrīdina ar ziņojumiem ar līdzīgām pastkastes adresēm: "cupercat" vai "mini-bikini". Papildus parastajam surogātpastam ziņojumos no šādām adresēm var būt vīrusi.
Vienmēr turiet tēmas rindiņu īsu un precīzu.
Etiķete ļauj citēt sākotnējo ziņojumu, lai saņēmējs varētu uzreiz saprast, kas ir uz spēles.
Pielikumā ir atļauts piestiprināt papildu materiālus.
Etiketes noteikumu pārzināšana un piemērošana biznesa komunikācijas jomā palīdz sūtītājam nopelnīt labu reputāciju un piesaistīt jaunus partnerus.
