Lietišķās etiķetes noteikumi prasa neatstāt neatbildētas vēstules, kas saņemtas no kolēģiem un partneriem. Īpaša loma oficiālajā sarakstē ir apstiprinājuma vēstulei. Šis dokuments nosaka iepriekšējas vienošanās, jebkuras informācijas saņemšanas un pārsūtīšanas faktus, vēlmi piedalīties konkrētā pasākumā utt. Katram apstiprinājuma vēstules veidam ir labi izveidotas galvenās frāzes.
Instrukcijas
1. solis
Sagatavojiet standarta A4 veidlapu apstiprinājuma vēstules rakstīšanai. Augšējā kreisajā stūrī noteikti ievietojiet informāciju par savu organizāciju: pilns vārds, juridiskā adrese ar pasta indeksu, kontaktu numuri, primārais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) un cita informācija. Augšējā labajā stūrī norādiet adresāta datus: saņēmējas organizācijas nosaukums, amats, tās personas uzvārds un iniciāļi, kurai tiek nosūtīta apstiprinājuma vēstule, pilna pasta adrese.
2. solis
Formulējiet sava e-pasta nosaukumu. Tādējādi saņēmējam būs vieglāk to identificēt un būs vieglāk organizēt jūsu organizācijas arhīvos. Nosaukumam jābūt īsam un informatīvam, piemēram: “Pēc piegādes līguma saņemšanas no SIA“NNN”vai“Par apstiprinājumu par piedalīšanos seminārā 02.02.2002.”. Ierakstiet virsrakstu kreisajā pusē zem organizācijas informācijas.
3. solis
Atstājiet 2-3 rindiņas no virsraksta un ierakstiet ziņojumu adresātam. Izmantojiet oficiālās adreses biznesa partneriem standarta veidlapu: "Cienījamais Ivan Ivanovič!" vai "Cienījamais Ivanova kungs!"
4. solis
Apstiprinājuma vēstules galvenajā daļā īsi aprakstiet faktu, ka jūsu organizācija no adresāta ir saņēmusi visus dokumentus, preces, pakalpojumus. Formulējumam jābūt lakoniskam un nepārsniedzot 1-2 teikumus: "AAA LLC apstiprina, ka ir saņemti 2 (divi) piegādes līguma eksemplāri, kas datēti ar 12.02.2011. Nr. 34".
5. solis
Ja vēstule apstiprina iepriekš panāktās vienošanās, jums īsi jāapraksta to būtība. Piemēram, starp uzņēmumu ģenerāldirektoriem notika saruna, kurā viņi pauda nodomu savstarpēji izdevīgai sadarbībai, kas panākta sarunu laikā 2010. gada 29. janvārī. Lūdzu, nosūtiet dokumentus, kas nepieciešami līguma noslēgšanai."
6. solis
Noslēdziet apstiprinājuma vēstuli ar frāzi, kurā izsaka pateicību un cerību uz ilgtermiņa sadarbību. Ja nepieciešams, vēstules beigās varat pieprasīt arī papildu informāciju vai dokumentus: "Mēs apstiprinām savu dalību vides problēmu seminārā 2008. gada 23. maijā. Lūdzu, nosūtiet dalībnieka anketu uz mūsu adresi."
7. solis
Izdrukājiet vēstuli divos eksemplāros un parakstiet ar organizācijas vadītāju. Vienu eksemplāru jūs nosūtīsit adresātam pa pastu, otro - ievietojiet savā arhīvā glabāšanai.
