Lai saglabātu darbinieku personas datus, daži darba devēji izmanto tā sauktās personas lietas. Saskaņā ar Darba kodeksa 85. pantu personāla darbiniekiem jāsaņem, jāuzglabā un jāapvieno informācija par katru darbinieku. Šim nolūkam ieteicams izmantot šādus personiskos failus. Kāda ir viņu reģistrācijas kārtība?
Instrukcijas
1. solis
Pirmkārt, ir jāprecizē, ka personīgo lietu pārvaldība nav obligāts dokuments organizācijām, taču, ja jūs nolemjat to izmantot, jums būs jāvadās pēc biroja darba noteikumiem.
2. solis
Kad tiek pieņemts darbinieks, vadītājs izdod rīkojumu (instrukciju) formā Nr. T-1. Pamatojoties uz šo dokumentu, ģenerējiet personīgo karti jaunam darbiniekam (veidlapa Nr. T-2).
3. solis
Lai aizpildītu šo veidlapu, jums būs nepieciešami šādi dokumenti: pase, darba grāmata, reģistrācijas apliecība (TIN), apdrošināšanas sertifikāts, militārais ID (ja tāds ir), sertifikāts vai diploms un citi dokumenti, piemēram, autovadītājam - a autovadītāja apliecība, pavāriem - medicīnas grāmata utt.
4. solis
Paņemiet visu iepriekš minēto dokumentu kopijas un hronoloģiskā secībā ierakstiet tās personas lietā. Šis arhīvs tiek glabāts personāla nodaļā vai grāmatvedības nodaļā, jebkuras izmaiņas veic tikai atbildīgās personas. Bet paturiet prātā, ka darba grāmata nav iekļauta personas lietā, tā jāuzglabā atsevišķi seifā vai zem slēdzenes. Atbildīgās personas par šo dokumentu drošību ieceļ ar atsevišķu rīkojumu.
5. solis
Uzskaitiet visus dokumentus inventarizācijā, veiciet izmaiņas īpašajā slejā "Pielikumi". Tajā ir arī dokumentu sērijas numuri, katra no tiem lapu skaits un saņemšanas datums.
6. solis
Daži no personas lietas dokumentiem ir anketa, autobiogrāfija, rakstiski paskaidrojumi un jebkuri paziņojumi. Atcerieties, ka arhīvs netiek pārsūtīts darbiniekam pašam un pat nepieciešamības gadījumā darbinieks var apskatīt personas lietu tikai atbildīgās personas klātbūtnē.
7. solis
Pēc lietas izveidošanas aizpildiet titullapu. Lai to izdarītu, centrā vidū uzrakstiet šī arhīva sērijas numuru, organizācijas nosaukumu, darbinieka amatu, kā arī pilnu vārdu.
