Katram darba devējam saimnieciskās darbības procesā ir jāuztur dažāda dokumentācija, ieskaitot personālu. Darbinieku dokumenti tiek savākti kopā un salikti vienā kopīgā mapē ar nosaukumu “Personīgā fails”. Šis darbinieku uzskaites formāts nav obligāts, taču to joprojām mudina dažādas iestādes.
Instrukcijas
1. solis
Reģistrējiet darbinieka personas lietu tūlīt pēc darba rīkojuma izdošanas. Tam nav vienotas formas, tāpēc noformējiet to pats. Izveidojiet darbinieka pases, TIN sertifikāta, apdrošināšanas pensijas sertifikāta un citu pieejamo dokumentu kopijas, piemēram, autovadītāja apliecība, medicīniskā izziņa.
2. solis
Pirmajā lappusē jābūt visu to dokumentu sarakstam, kuri ir pieejami nodarbināšanas laikā un kas parādīsies darba laikā, piemēram, atvaļinājuma pasūtījums, jebkādas papildu vienošanās par darba līgumu.
3. solis
Iekšējā uzskaitē personas failā norādiet dokumentu nosaukumus, to numurus, sastādīšanas datumu un lapas numuru. Paraksts, sastādītāja nosaukums un sastādīšanas datums. Lai vienkāršotu informācijas sniegšanu, sastādiet inventāru tabulas formā.
4. solis
Kad visi dokumenti ir apkopoti, sakārtojiet tos hronoloģiskā secībā, pēc tam numurējiet tos, sākot ar inventāru (1. lpp.). Pēc tam sakārtojiet personas faila vāku. Noteikti norādiet organizācijas nosaukumu saskaņā ar dibināšanas dokumentiem, personas lietas sērijas numuru, sastādīšanas datumu. Atstājiet lauku zem norādes par darba līguma termiņu. Tāpat pēc atlaišanas jums būs jānorāda lietā esošo lapu skaits.
5. solis
Neaizmirstiet norādīt lietas nosaukumu - darbinieka vārdu, uzvārdu un patronīmu. Varat arī uzrakstīt nodarbinātā darbinieka amatu. Pēc atlaišanas lieta tiek sašūta un iesniegta arhīvā.
6. solis
Personas lietas glabā parasts darbinieks vai cita persona, kas veic savus pienākumus. Piekļuve datiem ir ierobežota. Reizi gadā darbiniekiem jāsaņem informācija par uzņēmējdarbības veikšanu; labāk, ja pēc iepazīšanās viņi paraksta.
