Īpašas dokumentācijas uzturēšana ir neatņemama uzņēmuma personāla nodaļas sastāvdaļa. Tajā pašā laikā personāla lieta ir obligāta katram darbiniekam. Perspektīvā personīgie faili tiek arhivēti īpašās mapēs.
Nepieciešams
- - darbinieka personas dokumenti;
- - dokumentu saraksts;
- - personīgā faila mape.
Instrukcijas
1. solis
Sāciet reģistrēt darbinieka personas lietu uzreiz pēc pieņemšanas darbā. Lietas iesniegšanai nav vienotas formas, tāpēc varat to pats izstrādāt. Ja nepieciešams, izveidojiet darbinieka pases, pensijas apdrošināšanas sertifikāta, TIN sertifikāta un citu personas dokumentu kopijas, piemēram, medicīnisko izziņu un autovadītāja apliecību.
2. solis
Noformējiet vāku savam personīgajam failam. Saskaņā ar dibināšanas dokumentiem norādiet savas organizācijas nosaukumu, ielieciet lietas sērijas numuru un tās sagatavošanas datumu. Varat arī uzrakstīt darba līguma ilgumu ar darbinieku. Atstājiet vietu piezīmēm par atlaišanu, pārvietošanu utt. Vāka centrā pilnībā ievietojiet darbinieka uzvārdu, vārdu un patronīmu, viņa amatu.
3. solis
Personas lietas pirmajā lappusē jābūt darbinieka pieejamo dokumentu uzskaitei. Vislabāk inventāru sastādīt elektroniskā formā. Noteikti norādiet pilnvarotā darbinieka vārdu un inventarizācijas datumu. Informāciju par pieejamajiem dokumentiem var ievietot tabulas veidā, atzīmējot katra no tiem numuru un veicot nepieciešamās piezīmes. Inventāra apakšā jābūt sastādītāja un tā darbinieka parakstiem, par kuru tiek sastādīta personas lieta. Pēc saraksta pievienojiet esošo dokumentu kopijas. Pēc tam seko visi dokumenti, kas saistīti ar darbplūsmu, piemēram, atvaļinājuma pasūtījums, vienošanās par izmaiņām darba līgumā utt.
4. solis
Iesniedziet savu personīgo failu arhīva mapē. Šie dokumenti personāla speciālistam vai uzņēmuma direktoram būtu jāglabā ar ierobežotu piekļuvi datiem. Darbinieki var saņemt jebkuru no dokumentiem personas lietā, vienojoties ar vadītāju un izmantojot personīgu kvīti. Kad darbinieks tiek atlaists vai pārvietots, personas lieta tiek pārsūtīta uz īpašu arhīvu par bijušajiem uzņēmuma darbiniekiem.
