Darba laika plānošana un organizēšana ir svarīga efektīva darba sastāvdaļa jebkurā amatā. Vadītāja amata gadījumā provizoriskās plānošanas nozīme palielinās vēl vairāk, tāpēc ir ļoti rūpīgi jāpieiet šim jautājumam.
Instrukcijas
1. solis
Vadītājs var pats plānot savu laiku vai pilnībā vai daļēji deleģēt šo funkciju sekretāram-palīgam. Jebkurā gadījumā nevar iztikt bez mijiedarbības ar sekretāru, jo tieši viņš sagatavo un organizē sapulces, sanāksmju materiālus un saņem ienākošos zvanus. Turklāt sekretārs parasti patur galvā visus viņam zināmos vadītāja plānus un cenšas tos sadalīt atbilstoši darba laikam, tāpēc ir ļoti svarīgi operatīvi paziņot sekretāram par izmaiņām viņa plānos.
2. solis
Bet jums nevajadzētu paļauties tikai uz sekretāru, ir svarīgi iemācīties sadalīt savu laiku tā, lai būtu laiks paveikt visu plānoto. Labs veids, kā to izdarīt, ir analizēt katru pagājušo stundu un uzzināt, kas tieši tika darīts un cik ilgs laiks pagāja. Ir nepieciešams arī pašiem izcelt galvenos globālos uzdevumus kā vadītājam un lielāko daļu sava darba laika veltīt viņu risinājumam. Jebkurā gadījumā vispirms būtu jāatrisina vissvarīgākie uzdevumi, jo ir zināms, ka 80% no pašreizējiem uzdevumiem tiek atrisināti pirmajos 20% darba dienas, bet pārējais laiks tiek tērēts tikai 20% darba.
3. solis
Neļaujiet nejaušiem notikumiem šķērsot jūsu grafiku. Plānos ir labāk noteikt viņiem kādu laiku iepriekš, tas ļaus jums, visticamāk, atrast laiku, lai izpildītu galvenos uzdevumus. Plānojot sapulces, pasākumus, sanāksmes, konferences, rīkojieties reālā laikā, kas tiem būs vajadzīgs, ņemot vērā sagatavošanos, iepriekšēju iepazīšanos ar materiāliem, spontānas diskusijas un jautājumus. Mēģiniet izplatīt šādus notikumus laikā, lai nākamās tikšanās sākums neatstātos pret iepriekšējās tikšanās beigām, jo šajā gadījumā jūs bieži vien būsiet spiesti vai nu nokavēt, vai arī saburzīt finālu.
4. solis
Sekretāra pienākumos bieži ietilpst iepriekšēja dienas un nedēļas plānošana, ņemot vērā saņemtos zvanus, piedāvājumus, ielūgumus. Darba dienas beigās ieteicams apspriest ar sekretāru viņa ideju par jūsu grafiku, veicot tajā pielāgojumus. Vēl labāk to darīt pēcpusdienā, lai sekretārei būtu iespēja veikt izmaiņas, piezvanīt ar priekšlikumu atlikt to vai citu pasākumu. Pastāvīgam kontaktam ar sekretāru vajadzētu kļūt par ieradumu, jo viņa grafiks ir tieši atkarīgs no jūsu, un daudziem notikumiem no viņa puses ir nepieciešama iepriekšēja sagatavošanās.
5. solis
Analizējiet aizvadītās darba dienas, lai efektīvi sadalītu laiku. Varbūt jūs redzēsiet risinājumus, kas ļaus jums paveikt vairāk, piemēram, sarīkot vairākas sanāksmes vienā apgabalā vai apvienot dažus pasākumus. Ievietojiet dienasgrāmatā piezīmes par iepriekšējiem un plānotajiem notikumiem.
