Darbinieka personas lieta ir informācija, kas atspoguļo visus attiecību posmus starp darbinieku un organizāciju. To veido (uztur un formalizē) personāla struktūra vai īpaši pilnvarota amatpersona. Nepieciešams sastādīt personas lietu saskaņā ar pašreizējiem lietvedības noteikumiem.
Nepieciešams
- Mape "Personīgais fails";
- Darbinieka dokumenti (vai to kopijas);
- Pildspalva;
- Urbuma štancētājs.
Instrukcijas
1. solis
Personas lieta tiek sākta pēc rīkojuma publicēšanas par darbinieka iecelšanu amatā.
2. solis
Personas lietā ietilpst: iekšējā dokumentu uzskaite; anketa un personīgā lapa par personāla uzskaiti; kopsavilkums;
izglītības dokumentu (un visu kvalifikācijas apliecību) kopijas; personas apliecības; izziņas un citi dokumenti, kas apstiprina izmaiņas darbinieka personas datos (laulības apliecības, TIN, apdrošināšanas apliecības, bērnu dzimšanas apliecību kopijas); atbildības līgums; visu norīkojumu, pārcelšanas, veicināšanas, komandējumu, atvaļinājumu utt. pasūtījumu kopijas; darba līgums (līgums); atkārtotas sertifikācijas dati; īpašības.
Visi šie dokumenti (vai to kopijas) jāiesniedz vienā mapē.
3. solis
Iekšējā uzskaitē ir jāuzskaita visi dokumenti, kas tiek iesniegti personas lietā. Dokumenti tiek iesniegti hronoloģiskā secībā, tiklīdz tie kļūst pieejami. Iekšējās uzskaites slejā "Piezīme" ir norādīts, ka dokumenti tiek izņemti vai oriģināli tiek aizstāti ar kopijām. Iekšējo inventarizāciju paraksta darbinieks, kurš to sastādījis, norādot uzvārdu, vārdu, patronīmu un sastādīšanas datumu.
4. solis
Ieraksti, kas ievadīti personas failā, tiek rakstīti ar pildspalvu vai lodīšu pildspalvu melnā, zilā vai violetā krāsā, labojumi nav atļauti.
5. solis
Darbinieka personas lietas un viņa iekšējās uzskaites lapas numurē atsevišķi.
6. solis
Aizverot personas lietu, jums jāiesniedz paziņojums un jāpasūta darbinieks atlaist.
7. solis
Personīgās lietas viņi glabā organizācijas vai uzņēmuma seifā. Tie tiek izsniegti personīgai lietošanai tikai noteiktai darbinieku kategorijai, kuriem ir piekļuve personāla informācijai.
8. solis
Atlaisto darbinieku personas lietas 75 gadus tiek nodotas arhīvu krātuvē. Uzņēmuma vadītāju personas lietas tiek glabātas pastāvīgi.
