Personas lieta ir dokumentu kopums, kurā ir informācija par darbinieku no pieņemšanas rīkojuma parakstīšanas brīža līdz atlaišanas rīkojuma izdošanas dienai. Mūsu valstī ir obligāti jāuztur personas lietas tikai ierēdņiem. Tomēr lielākā daļa uzņēmumu un organizāciju dod priekšroku darbinieku datu organizēšanai un reģistrēšanai.
Instrukcijas
1. solis
Personas lietā parasti ir šāda informācija par darbinieku: personas uzskaites lapa, izglītības dokumentu kopijas, darba pasūtījuma un pieteikuma kopija, darba līgums, tā grozījumi un papildinājumi, dokumenti par sertifikātu un padziļināta apmācība un arī citi dokumenti, kas nepieciešami personāla dienestam (laulības apliecības, dzimšanas apliecības, pases, militārā personu apliecinoša dokumenta uc kopija).
2. solis
Katra darbinieka personas lieta tiek sastādīta atsevišķā mapē ar kartona vāku - saistvielu. Tajā ir rekvizīti: uzvārds, vārds, darbinieka patronimitāte, lietas uzsākšanas datums. Pēc darbinieka atlaišanas personas lieta tiek slēgta. Dokumenti bez kļūdām jāiesniedz arhīvā.
3. solis
Slēgtās personas lietas tiek numurētas, tiek sastādīta lietas dokumentu iekšējā uzskaite. Dokumenti mapē tiek apkopoti hronoloģiskā secībā - no darbinieka ierašanās brīža līdz atlaišanas datumam. Iekšējā uzskaite tiek sastādīta tādā pašā secībā. Inventāra lapu numerācija ir nodalīta no personas lietas dokumentu numerācijas.
4. solis
Darbinieku personas lietas tiek izsniegtas tikai vadītājam vai citām personām ar vadītāja rīkojumu, kā arī pašam darbiniekam. Personas datnē glabātā informācija ir konfidenciāla, kas nozīmē, ka to nevar izpaust svešiniekiem. Aizliegts veikt izmaiņas personas lietas iepriekšējos dokumentos, kā arī tos izvilkt.
5. solis
Personāla nodaļa veic tikai pašreizējo darbinieku uzskaiti. Atlaisto darbinieku dokumenti tiek pārsūtīti uz arhīvu. Tie tur tiek glabāti 75 gadus, un vadītāju, vadītāju, kā arī personu ar apbalvojumiem un grādiem personas lietas nav noteiktas.
