Mijiedarbības ar medijiem vienība sākotnēji ne vienmēr tiek iekļauta organizācijas organizatoriskajā struktūrā. Gatavība darboties mediju telpā nāk ar organizācijas attīstību. Šādos gadījumos algotajam preses sekretāram jāorganizē preses dienests no jauna un jāievieš tā sistemātiskais darbs.
Ja organizācija nekad iepriekš nav strādājusi plašsaziņas līdzekļu jomā, nesen pieņemtajam preses dienesta kuratoram ir jāveic nopietna apmācība šādās jomās:
- galveno skaļruņu izvēle;
- darba izveidošana ar struktūrvienībām, lai nodrošinātu informāciju, kas piemērota publicēšanai plašsaziņas līdzekļos;
- preses dienesta tehniskais aprīkojums un pirmais mediju plāns
No vadības līdz medijiem
Katra norādītā punkta pilnīga ieviešana var aizņemt ievērojamu laiku. Tomēr, ja mēs runājam par prioritātēm, tad galvenajam jābūt organizācijas galveno runātāju meklēšanai. Lai piesaistītu plašsaziņas līdzekļus un liktu viņiem redzēt ne tikai organizācijas reklāmdevēju, bet arī informatoru, būs jāsadarbojas ar organizācijas vadītājiem. Starp tiem - ģenerāldirektors, deputātu birojs, departamentu vadītāji un departamenti apgabalos. Šiem cilvēkiem skaidri jāsaprot nepieciešamība sazināties ar plašsaziņas līdzekļiem, jāsaprot katra komentāra un sistemātiskā darba nozīme šajā jomā kopumā.
Bieži, pat ja visvairāk interesē mediju darbība, runātājs, sazinoties ar žurnālistiem, jūtas neērti un neērti. Šo šķēršļu novēršana ir preses dienesta kuratora uzdevums. To var izdarīt, demonstrējot preses dokumentāciju ar jau pazīstamu mediju darbinieku labāko publisko parādīšanās piemēriem.
Iekšējie informatori
Papildus vadībai visiem departamentu un departamentu vadītājiem jābūt informētiem par uzņēmuma plašsaziņas līdzekļu mērķiem un mērķiem. Labāk to izdarīt nākamajā sanāksmē, kuras laikā vadībai būtu jānosaka uzdevums sniegt pilnu informāciju preses dienestam. Visiem komandas locekļiem vajadzētu saprast, ka šī atbildība nav preses sekretāra iegriba, bet gan jauns vadības stratēģiskais uzdevums.
Lai izveidotu produktīvu mijiedarbību ar nodaļām, negaidot informācijas sniegšanu, ir jācenšas iegremdēties viņu darbā no iekšpuses. Tajā palīdzēs departamentu ceturkšņa ziņojumi, saziņa ar vadību un tiešajiem izpildītājiem. Draudzība ar visiem un atvērtība jaunai informācijai ir viens no preses dienesta efektīva darba taustiņiem.
Strādājot ar noteiktiem uzņēmuma segmentiem, var būt grūti pastāvīgi sniegt informāciju. Bieži vien tas ir saistīts ar nodaļu speciālistu nodarbināšanu tiešajā darba līnijā. Nav produktīvi slēpt aizvainojumu, ka kolēģi uzskata uzņēmuma informatīvos uzdevumus zem galvenajiem pienākumiem. Tāpēc ir vērts izvirzīt jautājumu par iekšēju noteikumu izveidošanu informācijas iesniegšanai ar noteiktu biežumu. Lai iekšējās korporatīvās attiecības no tā neciestu, preses sekretāram vajadzētu tieši sazināties ar nodaļas vadību ar lūgumu nodrošināt tiešu piekļuvi informācijai tās apstrādei, lai nepārslogotu nodaļas darbiniekus ar darbu. Parasti vadītāji atzinīgi vērtē šīs iniciatīvas.
Pirmais solis uz publicitāti
Pēc iekšējās sagatavošanās beigām sākas publiskā līmeņa sasniegšanas posms. Tam būs nepieciešams masu informācijas līdzekļu pētījums, kas potenciāli var kļūt par plašsaziņas līdzekļu platformām informācijas publicēšanai par uzņēmumu. Atkarībā no stratēģiskajiem mērķiem preses sekretārs nedrīkst aprobežoties tikai ar specializētām publikācijām. Starp potenciālajiem informācijas partneriem var droši iekļaut vietējā, reģionālā un federālā līmeņa ziņu aģentūras, televīziju, radio utt.
Nenovērtējiet par zemu platformas, kuras, lai arī tām nav medija statusa, tomēr efektivitātes ziņā bieži pārspēj savus informācijas kolēģus. Tie ir emuāru autori, grupas un kopienas sociālajos tīklos, informācijas vietnēs utt.
Nebūs lieki domāt par uzņēmuma darbību sociālajos tīklos bez starpniekiem. Neviens nespēj tikt galā ar šo uzdevumu labāk kā preses centrs, kurš zina uzņēmuma darbu iekšpusē un ārpusē.
Paralēli sagatavošanās darbiem preses sekretāram būs jāsastāda darbam nepieciešamo tehnisko līdzekļu saraksts. Papildus standarta biroja piederumu komplektam šī ir kamera, diktofons, cietie diski materiālu glabāšanai.
Pirmais plašsaziņas līdzekļu plāns - uzņēmuma publicēšanas stratēģija tuvākajai nākotnei - būtu jāizstrādā ar cerību, ka mediji būs piesardzīgi attiecībā uz informāciju no iepriekš nezināma avota. Tas vispirms var izskaidrot lielu skaitu publikāciju uz komerciāla pamata. Galīgā informācija jāsaskaņo ar augstāko vadību.
