PR vadītājam jābūt zinošam par savu darbu. Tas izskaidro nepieciešamību uzturēt svarīgas informācijas arhīvus, kurus sauc par preses dokumentiem vai plašsaziņas līdzekļu dokumentācijām.
PR menedžera arhīvs
Preses dokumentācija tiek apkopota par visām svarīgām ziņām, personām un notikumiem, kas tieši vai netieši ietekmē organizācijas reputāciju.
Optimāli ir turēt atsevišķas kartotēkas saskaņā ar:
- regulāri un vienreizēji pasākumi: izstādes, semināri, apaļi galdi, sanāksmes un biznesa vakariņas;
- galvenās personas, viedokļu līderi, organizācijas pozīcijas sabiedrotie un tās pretinieki;
- tēmas, kuras regulāri aptver PR dienests. Ir svarīgi apkopot ne tikai pašas organizācijas materiālus, bet arī sabiedrības reakciju, redakcijas materiālus, ekspertu komentārus utt.
- nozares mediji un žurnālisti.
Preses dokumentācijai, tāpat kā jebkuram arhīvam, jābūt dinamiskai informācijas bāzei, kurā informācija tiek regulāri atjaunināta un rūpīgi tiek apkopota jauna informācija.
Kolekcijas tehnika
Tehniskajā ziņā preses dokumentāciju var izdrukāt vai elektroniski. Visbiežāk, lai samazinātu darbu pie preses dokumentācijas, ir pieļaujamas abas papildu arhīvu iespējas.
Preses dokumentācijā ir iekļautas publikācijas plašsaziņas līdzekļos, PR-service pašu materiāli. Personām tiek izmantotas biogrāfijas, fotogrāfijas, personas dati (ar personas atļauju), personīgie kontaktinformācija un asistentu tālruņi. Ir svarīgi apkopot preses dokumentāciju par notikumiem no pasākuma programmām, rezolūcijām, dalībnieku izdales materiāliem un organizatoru kontaktiem.
Īpašu vietu preses dokumentācijā aizņem informācija par medijiem un žurnālistiem. PR speciālistam detalizēti jāapraksta katrs specializētais medijs, neatkarīgi no tā, vai organizācija šobrīd mijiedarbojas ar redakciju. Sākotnējos datos jāietver informācija par tirāžu (ja tā ir drukāta publikācija), apmeklējumu (interneta resursiem), informāciju par dibinātājiem, izpilddirektoru, redaktoru un nozares žurnālistiem.
Visu mediju partneru dzimšanas datumi neatkarīgi no tā, kādu vietu viņi ieņem redakcijas hierarhijā, nekad nebūs lieki. Vienkāršam darbiniekam un mediju korporācijas vadītājam būs vienāds prieks, ja draudzīgas organizācijas PR dienests apsveic viņus ar nelielu pastkarti vai sulīgu ziedu pušķi. Informācija par žurnālistiem vislabāk aprobežojas ar organizācijas informācijas kompetenci. Ja PR dienests ir sagatavojis un nodevis korespondentam organizācijas analītiķi materiāla sagatavošanai, jums par to jāatstāj atzīme preses dokumentācijā. Tas ļaus vieglāk uzzināt izpratnes sākuma punktu kolēģiem ar atkārtotu kontaktu.
Preses dokumentācijas aizpildīšana ir tieši saistīta ar to, cik lielā mērā PR dienests rūpīgi analizē plašsaziņas līdzekļus. Tiklīdz parādās jauns raksts par tēmu, kas ir tuva PR-menedžera organizācijas aktivitātēm, tas jāiekļauj preses dokumentācijā. Jums vajadzētu darīt arī ar video stāstiem, autora slejām, autoritatīvu emuāru autoru ierakstiem un citu informāciju.
Piekļuve preses dokumentācijai
Ja preses dokumentācija tiek veidota ilgākā laika posmā, tad diezgan bieži tajā papildus informācijai no atklātajiem avotiem parādās arī tā sauktais iekšējās informācijas turētājs. Iekšējās informācijas parasti sauc par informāciju, kas saņemta no neoficiāliem avotiem, kas vēl nav publiski apstiprināta. Oficiālie organizāciju pārstāvji šādu informāciju var ilgi turēt bez komentāriem, tāpēc, nonākot preses dokumentācijā, PR vadītājam jāatceras nepieciešamība ierobežot trešo personu piekļuvi arhīvam.
Vēl viens stimuls ierobežot piekļuvi preses dokumentācijām ir personas dati, kurus bieži papildina ar informāciju par personām. Svarīgi to atcerēties, sazinoties ar citiem organizācijas darbiniekiem, citu organizāciju PR speciālistiem un citiem interesentiem. Preses dokumentācija ir izstrādāta galvenokārt organizācijas iekšējai lietošanai.
Tas izskaidro arī nepieciešamību uzstādīt papildu drošības sistēmas, lai novērstu informācijas noplūdi. Ir svarīgi savākt papīra materiālus mapēs, kurām piekļuve būtu stingri jāierobežo. Elektroniskajām datu bāzēm jābūt pieejamām PR nodaļas darbiniekiem pēc pieprasījuma - organizācijas vadībai, taču tām jābūt pieejamām plašam korporatīvās informācijas lokam.
