Sekretārs ir biroja darbinieks, kura pienākumos ietilpst tālruņa zvanu saņemšana, zināšanas par to, kā strādāt ar datoru, saziņa ar cilvēkiem, biznesa uzskaite un daudz kas cits. Ir daudz mītu par sekretāra profesiju - bet kas īsti ir labs sekretārs?
Pamatprasmes
Lai strādātu par sekretāri, nav nepieciešams augstākās izglītības iestādes diploms - pilnīgi pietiek ar specializētiem kursiem, kur topošais sekretārs apgūst lietišķo komunikāciju un etiķeti, ātrlasīšanu, biroja darbu, praktisko psiholoģiju, stenogrāfiju un mašīnrakstīšanu. Turklāt kursi māca pamatus darbam 1C, kā arī māca izmantot mini-ATS un biroja aprīkojumu. Bez visām šīm prasmēm sekretāru nevar uzskatīt par labu darbinieku.
Labam sekretāram ir arī ļoti svarīgi smalki uztvert citu cilvēku psiholoģiju un izturēties pret dažādiem stresiem.
Tā kā sekretārs ir firmas darījumu cilvēks, viņam jābūt patīkamam izskatam, stila izjūtai un labai gaumei. Bez spējas skaisti ģērbties, uzvesties sabiedrībā un runāt prasmīgi, sekretārs nevarēs radīt labu iespaidu uzņēmuma, kurā viņš strādā, klientu vidū - tādēļ uzņēmuma tēls nebūs līdzvērtīgs. Patiesībā laba sekretāra galvenais uzdevums ir efektīvi un efektīvi organizēt sava priekšnieka un visa biroja darbu.
Profesijas iezīmes
Daudzi uzskata, ka sekretāra uzdevums ir pagatavot kafiju, iesniegt dokumentus parakstīšanai un atbildēt uz zvaniem. Tas ir malds - šīs profesijas pienākumos ietilpst uzņemšanas darba uzraudzība, biznesa korespondences vadīšana, piedalīšanās dažādos biroja un filiāļu pasākumos un komunikācija ar nervoziem klientiem. Turklāt labs sekretārs bieži kalpo kā biroja vadītājs un pat psihologs, kurš spēs atvēsināt situāciju komandā.
Bieži vien izpildsekretārus sauc par “pelēkajiem kardināliem”, jo viņi spēj neredzami ietekmēt uzņēmuma darbu un priekšnieka lēmumus.
Sievietes visbiežāk kļūst par sekretārēm, jo viņas ir emocionāli elastīgākas un izturīgākas. Turklāt viņi ir jutīgāki - priekšnieka un komandas noskaņojuma notveršana ļoti palīdz viņu darbā. Ja sekretāre ir pietiekami gudra un profesionāla, vadītājs var vērsties pie viņa pēc padoma un uzklausīt viņu. Tieši sekretārs var atvieglot priekšnieka darbu, labi sakārtojot viņa darba vietu un savlaicīgi piegādājot nepieciešamo informāciju. Tajā pašā laikā sekretāriem nav karjeras izaugsmes, jo labs izpilddirektora palīgs ir zelta vērtē. Tomēr rezultātā sekretārs iegūst nenovērtējamu pieredzi un zināšanas par biznesa procesiem, kas nākotnē viņam var palīdzēt sākt karjeru citā profesijā.
