Organizāciju, uzņēmumu personāla dienestos tiek glabāts liels skaits dokumentu: pasūtījumi darbā pieņemšanai, atvaļinājumu piešķiršana, pārskaitījumi, apbalvojumi, papildu skaidras naudas maksājumi, atlaišana un citi. Šādu dokumentu saglabāšanas nozīme ir saistīta ar nepieciešamību veikt katra konkrētā darbinieka dokumentu uzskaiti. Pareizi un ātri noformēt dokumentus lietā tiek uzticēts personāla darbiniekiem.
Instrukcijas
1. solis
Lietu veidošana ir noformēto dokumentu ievietošana lietās. Grupējiet dokumentus katra kalendārā gada lietās, izņemot gadījumus, kas tika izveidoti sākotnēji un nav vienā kalendārajā gadā. Šādi gadījumi ietver: studentu, darbinieku, strādājošo personas lietas, kriminālistikas lietas, pensiju lietas, slimības vēsturi, kā arī citus grāmatvedības dokumentus.
2. solis
Galīgā studentu, studentu, maģistrantu personisko lietu veidošana jāveic, beidzot izglītības iestādi vai pēcdiploma studijas; darba ņēmēji un darbinieki - pēc viņu atlaišanas; slimības vēsture - pēc pacienta izrakstīšanas nodrošināšanas; tiesas lietas - tūlīt pēc tiesas procesa beigām un lēmuma pasniegšanas; pensiju lietas - pēc pensiju izmaksu pārtraukšanas.
3. solis
Gatavojoties arhīva glabāšanai, apvienojiet atlaisto darbinieku personas lietas personiskajās lietās, ja lapu skaits nepārsniedz divus simtus piecdesmit. Tas pats attiecas uz personām, kuras beigušas izglītības iestādi. Varat arī izveidot atsevišķu personisko failu kā atsevišķu atmiņas vienību. Šis noteikums attiecas uz personīgajiem failiem ar pastāvīgu glabāšanu.
4. solis
Veidojot personīgos failus, ņemiet vērā dažādos glabāšanas periodus. Attiecībā uz ilgtermiņa un pastāvīga derīguma termiņiem veidojiet tos atsevišķi un iekļaujiet tos arī dažādos krājumos.
5. solis
Grupējiet personāla pasūtījumus pēc gadījumiem atbilstoši noteiktajiem glabāšanas periodiem. Katrā personas lietā dokumenti tiek ievadīti hronoloģiskā secībā, tas ir, no gada sākuma līdz beigām, kā arī līdz to apstiprināšanas, sastādīšanas, reģistrācijas datumam.
6. solis
Gadījumi, kas tiek veidoti no personīgajiem kontiem, personiskajām kartēm, darba grāmatām, kā arī no personīgo lietu komplektiem, tiek sistemātiski stingri alfabētiskā secībā. Izmantojot šādu dizainu, veiciet papildu paskaidrojumus, norādot pirmos trīs burtus to personu vārdos, kurām atvērta personas lieta.
