Visu pensionēto un pensionēto darbinieku personas lietas jānosūta uz arhīvu glabāšanai (Federālā likuma Nr. 125-F3 17. pants). Personāla nodaļas darbiniekam ir pienākums sagatavot mapes ar dokumentiem un no rokas rokā pārsūtīt tos pilnvarotam arhīva darbiniekam.
Nepieciešams
- - mapes;
- - saistviela;
- - zīmulis;
- - inventarizācija;
- - nodot inventāru.
Instrukcijas
1. solis
Pirms iesniedzat personas lietas arhīvā, rūpīgi sagatavojiet visus pieejamos dokumentus, kas palika personāla nodaļā pēc darbinieku atlaišanas. Tiesību akti nosaka noteiktus termiņus, kuru laikā ir nepieciešams laiks pārsūtīt darbinieku personas lietas arhīva glabāšanai. Viņiem nevajadzētu pārsniegt 12 mēnešus pēc atlaišanas.
2. solis
Sakārtojiet katru personisko lietu apgrieztā hronoloģiskā secībā. Ja nodarbinātības laikā pirmā lappuse bija darbinieka rakstīts pieteikums par darbu, arhīva dokumentos pirmā lappuse būs atlūguma vēstule.
3. solis
Visas lapas salocītas pareizajā secībā, vīle ar saistvielu, numurs secībā. Veiciet uzskaiti uz atsevišķas lapas. Zem sērijas numura ievadiet visas saistītās personīgā faila lapas.
4. solis
Visu lapu augšpusē pievienojiet inventāru. Ja katram darbiniekam aizpildāt personisko lietu atsevišķi, ievietojiet to kartona mapē, lieliem drukātiem burtiem ierakstiet darbinieka uzvārda pirmo burtu un atlaišanas gadu.
5. solis
Pārsūtot lietas uz arhīvu, vienā mapē ir atļauts ievietot vairākus pensionāru darbinieku gadījumus, taču tajā esošo lapu skaits nedrīkst pārsniegt 250. Vienā mapē vienā gadā ievietojiet pensionēto darbinieku lietas, kuru vārdi sākas ar to pašu burtu. Šādu personas lietu reģistrēšanu visbiežāk izmanto lielos uzņēmumos, kur viena gada laikā notiek liela personāla plūsma.
6. solis
Visiem sagatavotajiem gadījumiem sastādiet pārsūtīšanas lapu, kurai ir vienota forma. 1. ailē pierakstiet katra gadījuma kārtas numuru, 2. ailē - katras lietas indeksu pēc nomenklatūras, Nr. 3 - lietu virsrakstu nosaukumu, Nr. 4 - datumus, Nr. 5 - pārsūtīto lapu skaits katram gadījumam atsevišķi, Nr. 6 - glabāšanas periodi, Nr. 7 - papildinājumi vai esošās piezīmes.
