Par milzīgu un atsevišķu arhīvu darba jomu uzskata tos jautājumus, kas attiecas uz dokumentu sagatavošanu to nogādāšanai organizācijas arhīvā. Tāpēc viņi ir pelnījuši nopietnu uzmanību, jo šajā darba ar dokumentiem posmā bieži tiek pieļautas dažādas metodoloģiskas un praktiskas kļūdas, kas nākotnē var izraisīt negatīvas sekas arhīva darbā.
Instrukcijas
1. solis
Visi darbi, kas saistīti ar dokumentu nodošanu arhīvā, ieskaitot personāla dokumentus, parasti tiek sadalīti šādos posmos: - pirmkārt, ir nepieciešams veikt dokumentu veidošanu pašreizējā ražošanā un pēc tā pabeigšanas;
- pēc lietu sastādīšanas tās jāsastāda saskaņā ar visiem noteiktajiem noteikumiem;
- pēc tam veikt vērtības pārbaudi un sagatavoties arhīva glabāšanai;
- veikt visu organizācijas arhīvā pārsūtīto dokumentu uzskaiti;
- pēdējā posmā pārsūtīt oficiālos dokumentus uz organizācijas arhīvu.
2. solis
Pirmkārt, jums vajadzētu pareizi veidot dokumentus, kas saistīti ar personālu noteiktos kompleksos, tas ir, gadījumos. Īpašās mapēs šādi oficiālie dokumenti būtu jāveido kā pasūtījumi dažādiem uzņēmuma darbinieku darbības aspektiem, personālam, kuriem to uzglabāšanai ir atvēlēts atšķirīgs laika grafiks. Šis posms ir jāveic, jo daļa pasūtījumu, kas attiecas uz personālu, tiek veltīti tikai derīgiem jautājumiem, kas ietekmē darba vietu, kā arī piemaksām darbiniekiem un pārejai uz darba vietu. Šāda veida papīrs jāuzglabā uzņēmuma arhīvā vismaz septiņdesmit piecus gadus. Tajā pašā laikā lielākā daļa pasūtījumu, kas attiecas uz personāla sastāvu, atspoguļo uzņēmuma darbinieku darbības jautājumus: pasūtījumi komandējumiem, dežūrām, atvaļinājumiem utt. Šādi dokumenti jāglabā piecus gadus. Lai ērtāk izmantotu meklēšanu un atvieglotu darbu dažādos gadījumos, jāveido piecu gadu un septiņdesmit piecu gadu dokumenti.
3. solis
Ir pareizi jāveido uzņēmuma darbinieku un visu darbinieku personīgie konti, kas attiecas uz algu datiem stingri alfabētiskā secībā. Visi personīgajās mapēs esošie dokumenti jāsakārto tikai hronoloģiskā secībā pēc to saņemšanas datuma. Tāpat visiem papīriem, kas atrodas mapē, ir jāsastāda arhīva saraksts, kurā ir šādas ziņas: - papīra nosaukums;
- inventāra sarakstā iekļautā papīra sērijas numurs;
- lokšņu skaits dokumentā;
- dokumenta datums un numurs (ja nepieciešams);
- kopsavilkuma ieraksts par personas lietā iekļauto papīra lapu skaitu;
- Piezīme.
