Dokumentu reģistrācija iesniegšanai arhīvā tiek veikta pēc gada beigām. Tādējādi dokumenti tiek sagatavoti glabāšanai saistībā ar noteiktajiem noteikumiem. Atkarībā no uzglabāšanas laika, kā arī no dokumentu vērtības lietas tiek pabeigtas pilnībā vai pēc vienkāršotas sistēmas.
Instrukcijas
1. solis
Sastādiet lietu pagaidu uzglabāšanas gadījumu sarakstu (līdz 10 gadiem ieskaitot). Pārbaudiet lietas veidošanās pareizību (vai ir dokumenti ar pastāvīgu glabāšanas laiku). Atstājiet lietas mapēs, tās vajadzētu sistematizēt atbilstoši lietu nomenklatūrai, un tās nav jā numurē. Lietas tiek nodotas arhīvam atbilstoši lietu nomenklatūrai.
2. solis
Ilgstošas uzglabāšanas gadījumos (vairāk nekā 10 gadus) veic šādas darbības:
1. Korpusa iesiešana (apvilkta cietā mapē vai pārsegs ar stipru diegu četrās atverēs vai var būt iesiets).
2. Loksņu numerācija (veic ar melnu grafīta zīmuli augšējā labajā stūrī, nepieskaroties dokumenta tekstam).
3. Sagatavojiet sertifikāta uzrakstu (norādiet, cik loksnes ir apvilktas, vai nav bojājumu, parakstu un datumu).
4. Iekšējā dokumentu saraksta sastādīšana (lietām ar īpaši vērtīgiem dokumentiem, personas, tiesas un izmeklēšanas lietas utt.). Inventarizācijas beigās norādiet lietā esošo dokumentu skaitu un inventāra lapu skaitu.
5. Visas lietas vāka rekvizītu reģistrēšana (iestādes nosaukums, struktūrvienība, lietas lietvedības rādītājs, lietas nosaukums, lietas glabāšanas laiks).
3. solis
Veikt inventarizāciju dokumentiem par pastāvīgu vai ilglaicīgu glabāšanu. Tajā jāiekļauj individuālais lietas numurs, kā arī lietas virsrakstā jāatklāj tā saturs un sastāvs. Inventarizācijā jānorāda arī lietas glabāšanas laiks. Norādiet lietu skaitu un pirmo un pēdējo lietu skaitu, parakstiet un datumu. Personāla lietām tiek sastādīta atsevišķa uzskaite.
4. solis
Iesniedziet sagatavotos failus arhīvā. Arhīva ierēdnis jūsu klātbūtnē pārbaudīs lietu skaitu pēc nomenklatūras vai inventāra, izveidos apstiprinošu uzrakstu, atzīmēs pazudušo lietu numurus, noteiks lietu pieņemšanas un nodošanas datumu. Inventarizāciju apstiprina to personu paraksti, kuras veica lietu nodošanu un pieņemšanu.
