Svarīga dokumentācija - līgumi, rēķini, akti - uzņēmumā jāglabā ilgu laiku. Dažiem vērtspapīriem šis periods ir pieci vai pat desmit gadi. Lai nepieļautu dokumentu saburzīšanos vai nozaudēšanu, tie ir pareizi jāiesniedz un jāarhivē.
Nepieciešams
- - mapes - saistviela;
- - caurspīdīgi faili - kabatas.
Instrukcijas
1. solis
Lai iesniegtu līgumu, pagaidiet, kamēr to parakstīs visas ieinteresētās puses. Saņemiet abu pušu vadītāju parakstus un piestipriniet viņu zīmogus. Pēc tam izveidojiet dokumenta kopijas un izsniedziet tos visiem iesaistītajiem.
2. solis
Piešķiriet līgumam numuru. Tajā jābūt cipariem un burtiem. Piemēram, 123-AB. Ievietojiet dokumenta parakstīšanas numuru.
3. solis
Izveidojiet līgumu žurnālu. Ievadiet tur dokumenta numuru, parakstīšanas datumu un juridisko personu, kurai tas pieder. Numuriem jāiet secībā, viens pēc otra, atkarībā no tā, kad tika parakstīts līgums.
4. solis
Ja uzņēmumā ir vairākas juridiskas personas, katram līguma žurnālam vajadzētu būt savam. Tas ļaus izvairīties no neskaidrībām.
5. solis
Ievietojiet līgumu atsevišķā failā. Ja ir vairāki līgumi, salieciet visu vienā kabatā. Tas atvieglos dokumentu salīdzināšanu un nepieciešamības gadījumā to atrašanu.
6. solis
Ievietojiet failu saistvielā un nostipriniet ar īpašajiem turētājiem. Neaizpildiet to cieši, dokumenti būs saburzīti. Uz mapes mugurkaula uzrakstiet juridisko personu, kuras dokumenti tajā tiek glabāti, kā arī gadu, kurā tie tika parakstīti.
7. solis
Pēc trīs gadu termiņa beigām mapes ar līgumiem var nosūtīt uz noliktavu. Salieciet tos kartona kastēs un ievietojiet mitrumam nepieejamā vietā. Uz iesaiņojuma norādiet arī juridisko personu, uz kuru attiecas dokumenti, un līgumu parakstīšanas gadu.
8. solis
Rēķini un akti tiek iesniegti tāpat kā līgumi. Bet papīra dokumentu reģistra vietā labāk ir elektronisks. Piemēram, programmā "1C: Grāmatvedība". Jūs to bez maksas varat lejupielādēt šeit: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Tas ļaus jums ne tikai veikt visu vērtspapīru uzskaiti, bet arī veikt dažādas darbības ar tiem - izdrukāt papildu kopijas, labot kļūdas utt.
