Dokumentu plūsmas diferenciācija dokumentos, kuriem nepieciešama pastāvīga glabāšana, pagaidu glabāšana vai iznīcināšana, tiek veikta stingri saskaņā ar organizāciju arhīvu darbības noteikumiem un īpašiem Rozarhovas rīkojumiem. Neatkarīgi no tā, vai dokumentāciju nosūtāt glabāšanai paša uzņēmuma arhīvā, pašvaldības arhīvā vai Krievijas Federācijas valsts arhīvā, reģistrācija jāveic, ievērojot visas piemērojamās prasības.
Instrukcijas
1. solis
Pirmais dokumentu sagatavošanas posms nodošanai arhīvā ir dokumentācijas vērtības pārbaude, kuras mērķis ir identificēt iznīcināmo un glabājamo dokumentāciju, kā arī noteikt vienas glabāšanas laiku vai cita dokumentācija. Pēc ekspertīzes dokumenti tiek apstrādāti un arhivēto dokumentu sagatavošana.
2. solis
Lai veiktu dokumentācijas novērtēšanas pārbaudi, organizācijā tiek izvēlēta ekspertu komisija, kas veic dokumentācijas ekspertu atlasi nodošanai arhīvā.
3. solis
Pēc saglabājamās dokumentācijas izvēles tā jāsagatavo saskaņā ar piemērojamajiem arhivēšanas noteikumiem. Ir specializēti uzņēmumi, kas piedāvā pakalpojumus dokumentu iesniegšanai arhīvā, taču kopumā jūs varat tikt galā ar šo uzdevumu pats.
4. solis
Glabāšanai nepieciešamie dokumenti ir apvienoti gadījumos, kopējais lapu skaits vienā gadījumā nedrīkst būt lielāks par 50. Pastāvīgai glabāšanai paredzētie gadījumi jāiesien cietā vākā. Loksnes ir numurētas ar vienkāršu zīmuli, lappušu numuri ir novietoti augšējā labajā stūrī. Katra gadījuma beigās uz atsevišķas lapas jāpievieno apliecinošs uzraksts (lietā esošo lapu skaits, ko apliecina sastādītāja paraksts).
5. solis
Uz lietas vāka, kas paredzēta pastāvīgai uzglabāšanai, ir jānorāda organizācijas oficiālais nosaukums, lietas numurs saskaņā ar organizācijas nomenklatūru, lietas nosaukums, lapu skaits, periods līdz kuram gadījums ir jāuzglabā, vai norādiet, ka tas ir pastāvīgi glabājams, numuru, arhīvu, uz kuru lieta tiek pārsūtīta, inventāra numuru un pašu lietu šajā arhīvā.
Vāciņš jāaizpilda salasāmi ar viegli noturīgu tinti.
