Pareiza dokumentu glabāšana ir svarīgs biroja darba elements. Pirms papīru nosūtīšanas uz arhīvu tie ir jāatspoguļo. Lai to izdarītu, jums jāzina pamatnoteikumi lietu arhivēšanai.
Tas ir nepieciešams
- - īla;
- - adata;
- - skarbs pavediens;
- - līme.
Instrukcijas
1. solis
Numerējiet visas loksnes, izmantojot melnu svina zīmuli. Numurs tiek ievietots augšējā labajā stūrī. Novietojiet dokumentus hronoloģiskā secībā, sākot ar vecāko. Ja ir aploksnes ar pievienotiem dokumentiem, jums ir jānumurē aploksne un pēc tam katrs tajā esošais dokuments.
2. solis
Noņemiet visas saspraudes un citas metāla daļas. Ja jūsu dokumentam nav arhīva, pielīmējiet tam papīra gabalu. Sagatavojiet visus papīrus šūšanai, balstoties uz četrām punkcijām un ievietojot tos kartona vāciņā.
3. solis
Dokumentu saišķi jāpiestiprina ar skavu, jāpārurbj ar īli vai jāizurbj ar speciālu ierīci dokumentu šūšanai. Nenoņemot skavas, šujiet papīrus ar garu adatu, izmantojot rupju diegu, auklu vai lentu.
4. solis
Pareizai šūšanai ir jāievada adata no aizmugures puses caurumā, kas ir otrais pēc kārtas, adata jāizlaiž gar aizmugurējo pusi un atkal jāatgriežas otrajā caurumā. Pēc tam adata jāiznes uz priekšējo pusi un jāšūst otrā bedre, bet jau no augšas. Vītne tiek izvilkta no aizmugures, un tās divi gali ir piestiprināti tā, lai vītnes astes varētu aizzīmogot ar papīru (izsekošanas papīru).
5. solis
Organizācijas zīmogs tiek uzlikts uz pavedieniem pielīmētā papīra, un paraksta arī amatpersonas (direktors, galvenais grāmatvedis). Uz kartona vāka ir pielīmēts dokumentu saraksts, kas tiek iesniegts saišķī. Tajā jānorāda organizācijas un tās struktūrvienības nosaukums, jānorāda datums, jānorāda dokumentu glabāšanas laiks un arhīva kods, ja tas ir pieņemts jūsu organizācijā.
