Konferenci ir pieņemts saukt par paplašinātu sanāksmi, kurā piedalās vairāku organizāciju pārstāvji. Konferences var būt departamentu, nozaru, reģionālas, starpreģionālas, starptautiskas. Viņi apspriež dažādas, bet ar tematiku saistītas problēmas. Dažos gadījumos tieši konferences lēmums nosaka organizācijas attīstības stratēģiju. Šādu pasākumu var rīkot jebkura izglītota persona, taču jāņem vērā daži apsvērumi.
Nepieciešams
- - dalībnieku saraksts;
- - runu kopsavilkums;
- - vizuālie materiāli;
- - tehniskie līdzekļi.
Instrukcijas
1. solis
Izveidojiet dalībnieku sarakstu. Parasti runātājiem par gaidāmo konferenci tiek paziņots iepriekš, viņiem jāapstiprina piekrišana un jāinformē ziņojumu tēma. Dažreiz nosacījumi prasa iesniegt ziņojumu tekstus vai vismaz kopsavilkumu. Pārbaudiet materiālus.
2. solis
Izlemiet noteikumus. Tas ir atkarīgs no konferences ilguma, no runātāju skaita, kā arī no darba formām. Vai ir paredzētas tikai plenārsēdes vai daļa darba notiks sadaļās? Otrajā variantā pārskatiem var piešķirt vairāk laika.
3. solis
Noteikti atvēliet laiku kopprezentācijām un atbildēm uz jautājumiem. Izlemiet jautājumu formu. Dalībnieki var tos uzdot mutiski, tūlīt pēc prezentācijas. Tad jums vajadzētu rūpēties par papildu mikrofoniem. Jautājumus var iesniegt arī rakstveidā, tad jādomā par vietu, kur klausītāji ieliks piezīmes. Dažus no jautājumiem jūs varat sagatavot iepriekš.
4. solis
Izveidojiet darba kārtību. Runu kārtība var būt atšķirīga, tā ir atkarīga no tēmas, bet jebkurā gadījumā labāk ir konferences sākumā apspriest vispārīgus jautājumus un pēc tam pāriet uz detaļām. Pēc katrām pusotras līdz divām darba stundām nodrošiniet nelielu pārtraukumu (ieteicams organizēt kafijas pauzi), bet pa vidu - ilgu pārtraukumu, kura laikā dalībnieki var atpūsties un pusdienot. Ja konference ir īsa (piemēram, pārvēlēšana), ilgstoši pārtraukumi nav nepieciešami.
5. solis
Pārbaudiet tehnisko līdzekļu stāvokli. Pārbaudiet datoru un video atskaņotāju. Pajautājiet vadītājiem, kāds aprīkojums viņiem vajadzīgs un kādām programmām tajā jābūt. Palūdziet vadītājiem pirms konferences nodrošināt vizuālo materiālu. Ir ļoti labi, ja personai, kas strādā ar datoru, ir saraksts ar to, kad jāsniedz kura prezentācija. Pirms konferences pārbaudiet, vai visi runātāji ir ieradušies, vai tematā nav izmaiņu.
6. solis
Padomājiet par sākuma vārdiem. Jums jāsaka daži apsveikuma vārdi dalībniekiem, jāpaskaidro, kādam pasākumam veltīta konference, procedūra, noteikumi. Pirms atskaites un vēlēšanu konferences sākuma dodiet vārdu skaitīšanas komisijas priekšsēdētājam, kuram jāpasaka, cik delegātu bija paredzēts un cik ir klāt. Ja trūkst maz, iesakiet sākt pasākumu. Dažreiz šajā brīdī ir lietderīgi dziedāt kādas valsts vai starptautiskas organizācijas himnu. Piedāvājiet izvēlēties priekšsēdētāju, sekretāru, balsu skaitīšanas un redakcijas komisiju. Daudzos gadījumos sarakstus var sagatavot iepriekš. Pasākumu var vadīt priekšsēdētājs, kurš paziņo darba kārtības projektu (labāk to ierakstīt un izdrukāt pirms sākuma). Pirmkārt, projekts tiek pieņemts, pēc tam tajā tiek veiktas izmaiņas un papildinājumi, pēc kuriem darba kārtība tiek apstiprināta kopumā.
7. solis
Konferences laikā vadītājam neatkarīgi no tā, vai viņš ir priekšsēdētājs vai nē, pastāvīgi jāatrodas telpā. Tas ir tas, kurš izlemj organizatoriskos jautājumus, kad tie rodas. Ja jums joprojām ir jāatstāj, uzticiet savus pienākumus kādam no līdzīgi domājošiem cilvēkiem.
8. solis
Konference parasti beidzas ar kāda veida lēmuma pieņemšanu. Priekšsēdētājs nolasa projekta tekstu, auditorija veic izmaiņas un papildinājumus, redakcijas komiteja tos iepazīstina, pēc tam lēmumu apstiprina.
