Pareizi organizēts biroja darbs ir jebkura (pat maza) uzņēmuma veiksmīga darba sastāvdaļa. Patiešām, pirmais biznesa partneru iespaids ir atkarīgs no tā, kā tiek sastādīti galvenie dokumenti (pasūtījumi, instrukcijas, vēstules utt.). Ir arī svarīgi, cik ātri iet caur ienākošās, izejošās un iekšējās dokumentācijas plūsmām.
Instrukcijas
1. solis
Konkrētam darbiniekam jābūt atbildīgam par darbplūsmu uzņēmumā. Ja uzņēmums nav ļoti liels, tas ir sekretārs, sekretāra palīgs. Ja organizācijā ietilpst vairāk nekā viena apakšnodaļa (īpaši, ja tām ir atšķirīga teritoriālā atrašanās vieta), tiek organizēts pirmsskolas izglītības iestādes dienests (vadības dokumentācijas atbalsts).
Viņi ir tie, kas izstrādā uzņēmuma instrukcijas biroja darbam, tos pārskata un veic izmaiņas. Sagatavojot dokumentu, jūs varat ņemt par pamatu "Biroja darba noteikumus federālajās izpildinstitūcijās".
2. solis
Šis ir svarīgs, izšķirošs posms, jo pēc biroja darba instrukciju apstiprināšanas dokumentiem uzņēmumā jāatbilst noteiktam stilam:
- detaļu atrašanās vieta (gareniski, leņķiski);
- korporatīvais fonts;
- formāts (papīra izmērs, ievilkumi).
Papildus uzņēmuma veidlapu paraugiem instrukcijās jāatspoguļo tādi jautājumi kā ienākošo / izejošo dokumentu reģistrācijas organizēšana; dokumentu un pieņemto lēmumu izpildes kontroles organizēšana; dokumentu sagatavošana un pārsūtīšana uz arhīvu utt.
3. solis
Mapju, kurās tiek iesniegti noteikta priekšmeta dokumenti, veidošana jāveic saskaņā ar lietu nomenklatūru. To izstrādā persona, kas atbild par lietvedību, pamatojoties uz "Organizācijas darbībā ģenerēto standarta vadības dokumentu sarakstu, norādot glabāšanas laiku".
4. solis
Tā kā darbs pie lietu nomenklatūras izstrādes ir apjomīgs, prasa plašas zināšanas, pareizāk ir organizēt darbu pie tā, iesaistot atsevišķu dienestu un departamentu pārstāvjus. Viņi sastāda to lietu sarakstus (norādot arī uzglabāšanas periodus), kuri tiek veidoti dienestā vai nodaļā, un pirmsskolas izglītības iestāde uzņēmumam izveido lietu kopsavilkuma nomenklatūru.
5. solis
Lai atvieglotu darbu ar dokumentiem, arvien vairāk uzņēmumu izmanto elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu (EDMS). Efektīvi strādājošu EDMS ir iespējams izvēlēties jebkuram uzņēmumam (ar darbinieku skaitu 7 vai 2000). Cenas / kvalitātes attiecības ziņā visefektīvākās šodien ir tādas sistēmas kā "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Bet pat tad, ja jūsu uzņēmums vēl nespēj iegādāties EDMS, jums palīdzēs standarta Microsoft Office programmas. Izmantojot parastos Word, Excel, PowerPoint līdzekļus, ir pilnīgi iespējams organizēt dokumentu noformēšanu atbilstoši korporatīvās identitātes prasībām, izveidot elektronisko dokumentu plūsmu.
