Veicot ražošanas darbības, jebkurš uzņēmums izveido daudz dokumentu, kas dažiem ir jāglabā un dažreiz diezgan ilgi. Tieši tāpēc ir nepieciešama arhīva organizēšana.
Instrukcijas
1. solis
Izveidojiet nepieciešamos nosacījumus dokumentu glabāšanai arhīvā. Pirmkārt, telpa ir jāaizsargā no tiešas saules gaismas ietekmes, gaisa mitruma līmenis nedrīkst pārsniegt pieļaujamo līmeni, kā arī jāaizver piekļuve nepiederošām personām.
2. solis
Lūdzu, ņemiet vērā, ka saskaņā ar prasībām arhīva telpām tā izvietošana nav atļauta koka ēkās, novecojušās ēkās, ēkās ar mitriem pamatiem, bēniņos vai pagrabos. Tajā pašā laikā telpas, kas paredzētas dažādu arhīvu dokumentu glabāšanai pielāgotajā ēkā, būtu jāizolē no pārējām telpām, kas atrodas šajā ēkā. Tāpat nav atļauts izvietot arhīvu ēkas telpās, kurās atrodas sabiedriskās ēdināšanas pakalpojumi, organizācijas, kas uzglabā ķīmiskas vai ugunsbīstamas vielas, pārtikas noliktavas.
3. solis
Atrodiet organizācijas arhīvu ēkā, kas pielāgota vai speciāli uzbūvēta ierakstu glabāšanai. Saskaņā ar ugunsdrošību telpa ir jāizņem no bīstamiem priekšmetiem. Tie, piemēram, ietver autostāvvietas, degvielas uzpildes stacijas, garāžas. Netālu no uzņēmuma arhīva telpām nedrīkst atrasties objekti, kas piesārņo gaisu.
4. solis
Izvēloties arhīva organizēšanai piemērotu telpu, jāņem vērā, ka normālai arhīva darbībai nepieciešamas vairākas atsevišķas telpas: arhīva glabāšana; telpa dokumentu saņemšanai; telpas glabāto dokumentu izmantošanai; darba istaba arhīva darbiniekiem.
5. solis
Pārvietojiet arhīva krātuvi prom no laboratorijas, mājsaimniecības un rūpniecības telpām. Tajā pašā laikā pievērsiet uzmanību tam, ka tam nav kopēju ventilācijas kanālu un tas ir atdalīts no kaimiņu telpām, izmantojot ugunsdrošas sienas un griestus ar ugunsizturības robežu vismaz divas stundas. Arī arhīva telpā kanalizācijas un ūdensapgādes cauruļu ieklāšana ir izslēgta.
6. solis
Sagatavojiet uzglabāšanas organizēšanai "Dokumentu glabāšanas noteikumi" un apstipriniet to ar galvu. Turklāt pēc vadītāja pavēles būtu jāieceļ persona, kas būs atbildīga par arhīvu. Tāpat tiek veidota īpaša ekspertu komisija, kas periodiski veiks dokumentu pārbaudi par to uzglabāšanas termiņu ievērošanu.
