Izejošie dokumenti ir oficiālas vēstules, kuras organizācija nosūta trešo personu adresātiem (piegādātājiem, patērētājiem, pārvaldes iestādēm utt.) Vai kolēģiem no citām pilsētām. Parasti par korespondences apstrādi ir divi darbinieki: sastādītājs un lietvedis. Pirmais ir atbildīgs par teksta sagatavošanu un saskaņošanu. Otrais reģistrē vēstuli, nosūta oriģinālu uz galamērķi un saglabā servisa kopiju.
Nepieciešams
- - uzņēmuma forma;
- - dators, kurā ir instalēts teksta redaktors;
- - izejošās dokumentācijas reģistrācijas žurnāls.
Instrukcijas
1. solis
Ja esat sastādītājs
Sagatavojiet dokumenta projektu. Izejošās vēstules var būt proaktīvas un atsaucīgas. Pirmajā gadījumā jūs sākat (uzsākat) saraksti ar citu organizāciju vai konkrētu personu par jebkuru oficiālu jautājumu. Atbildes vēstulē jābūt informācijai, kas atbilst saņemtajam pieprasījumam.
2. solis
Izdrukājiet vēstuli divos eksemplāros uz savas organizācijas veidlapas. Pārliecinieties, vai dokumenta augšdaļa, tā sauktā "galvene", ir pareizi formatēta. Papildus informācijai par uzņēmumu, kas atrodas veidlapā labajā pusē, tajā ir iekļauti adresāta dati un vēstules galvene.
3. solis
Augšējā kreisajā stūrī ierakstiet tās personas vārdu, iniciāļus un uzvārdu, kurai paredzēts dokuments, organizācijas vai personas adresi. Informācijas norādīšanas procedūrai jābūt tieši vienai, piemēram:
"LLC" Volna "ģenerāldirektoram
I. I. Sidorovs
Rabochaya st., 37, birojs četrpadsmit, Saratovs, 109235.
4. solis
Labajā pusē zem savas organizācijas informācijas ievietojiet vēstules nosaukumu. Tai jābūt īsai, skaidri atspoguļojot teksta saturu. Piemēram: "Par plānotas ēkas sanitārā stāvokļa pārbaudes veikšanu" vai "Par informācijas sniegšanu par mājām, kurām nepieciešams kapitālais remonts".
5. solis
Sāciet galveno tekstu, uzrunājot adresātu un norādot iemeslu, kādēļ šī vēstule viņam tiek nosūtīta. Piemēram: “Cienījamais Ivan Ivanovič! Informējam jūs par plānoto īrētās ēkas sanitārā stāvokļa pārbaudi 2011. gada 14. janvārī”.
6. solis
Ja izejošajam dokumentam ir pielikumi, uzskaitiet tos aiz galvenā teksta, piemēram: “Pielikums uz 3 lapām. vienā eksemplārā. Teksta pēdējās lappuses pašā apakšā jānorāda dokumenta autors. Parasti vēstules autors uzraksta savu uzvārdu, iniciāļus un darba tālruni, kas ir mazāks par galveno fontu.
7. solis
Jebkurā virzienā pārbaudiet vēstuli ar lēmējiem jūsu organizācijā. Piemēram, dokumentus, kas saistīti ar līdzekļu izlietošanu, apstiprina grāmatvedis, un atbildes uz nodokļu biroja pieprasījumu paraksta jurists. Organizācijas darbinieki, kas apstiprina vēstuli, ievieto savus personiskos parakstus ar norakstu otrajā eksemplārā teksta beigās, zem galvas vīzas saņemšanai. Pēc nepieciešamo apstiprinājumu saņemšanas izejošo dokumentu paraksta organizācijas vadītājs.
8. solis
Iesniedziet ierēdnim saskaņoto un parakstīto dokumentu. Ja vēlaties saglabāt kopiju, izdrukājiet papildu kopiju. Palūdziet ierēdnim uzlikt izejošo numuru.
9. solis
Ja esat ierēdnis
Pieņemiet izejošā vēstules izejošo ziņojumu. Pārbaudiet galveno detaļu, apstiprinājuma vīzu, informācijas par radītāju un vadītāja paraksta pieejamību un pareizību. Pievērsiet uzmanību vēstules pielikumu klātbūtnei.
10. solis
Ierakstiet informāciju par dokumentu izejošo pastu žurnālā. Ja jūsu organizācija ir pārgājusi uz elektronisku dokumentu pārvaldību, rīkojieties saskaņā ar datu bāzes uzturēšanas instrukcijām. Tradicionālam papīra žurnālam nav stingru reģistrācijas noteikumu. Tomēr praksē visbiežāk tiek izmantota tabula ar šādām kolonnām:
- datums;
- izejošā dokumenta numurs;
- adresāts;
- kopsavilkums (nosaukums);
- dokumenta autors;
- Piezīme.
11. solis
Izejošais numurs tiek veidots šādi. Vispirms norādiet mapes, kurā tiek saglabātas izejošo ziņojumu kopijas, krājuma saraksta numuru. Uzrakstiet konkrētas vēstules sērijas numuru caur domuzīmi vai slīpsvītru. Jūs saņemsiet: "01-14-256" vai "01-14 / 256", kur 01-14 ir lietas numurs, 256 ir dokumenta numurs.
12. solis
Ievadiet izejošo numuru veidlapas īpašajā rindā. Lai saņemtu atbildes vēstuli, noteikti norādiet arī ienākošā dokumenta numuru, ar kuru tas ir saistīts. Apzīmogo pirmo vēstules eksemplāru (bez apstiprinājuma vīzām) aploksnē un nosūta to adresātam. Iesniedziet dokumenta kopiju attiecīgajā failu mapē.
