Pastāv viedoklis, ka sapulce ir notikums, kuru var sagatavot spontāni. Faktiski šādai biznesa mijiedarbības formai nepieciešama nopietna administratīvā apmācība.
Sanāksmes tēma
Sapulces iemesls jāformulē ierosinātājam. Nekādā gadījumā ne vienmēr ir vissvarīgākais sanāksmes dalībnieks šajā statusā. Pamatojoties uz faktu, ka sapulces var būt korporatīvas un iesaistot plašu uzaicināto personu loku, ir svarīgi definēt tēmu tā, lai tā varētu piesaistīt visus dialogam nepieciešamos cilvēkus.
Parasti ar tēmas tehnisko formulējumu nodarbojas administratīvais personāls vai tieši sanāksmes sekretārs. Sanāksmes darba kārtība izriet no dotās tēmas. Šajā dokumentā ir iekļauti visi jautājumi, kurus plānots apspriest. Pēc iepriekšējas vienošanās katram jautājumam tiek piešķirts runātājs, kuram tiek noteikts laika ierobežojums viņa runai, neņemot vērā debates. Diskusijas termiņš ir noteikts darba kārtībā atsevišķi.
Lai labāk izprastu jautājumus, nebūs lieki sagatavot izdales materiālu, kas ietver īsas atsauces, statistiku vai jebkuru citu informatīvu informāciju. Sekretārs sagatavo šādus materiālus ar katru runātāju atsevišķi.
Dokumentu sagatavošanas pēdējais posms ir lēmumu projektu izstrāde par katru jautājumu. Šis dokuments atspoguļo referentu ierosinātos risinājumus, kuru pamatā ir diskusija. Viņi ieraksta runātāju iesniegtos pēdējos teikumus. Ja dalībnieki nepiekrīt lēmuma projekta opcijai, sekretārs izlabo dokumentu.
Uzaicinātās personas
Darba kārtība lielā mērā nosaka aptuveno personu sarakstu, kuras būtu jāaicina risināt izvirzītos jautājumus. Tātad produktīvs veids ir uzaicināt cilvēkus, kuriem ir pretējs viedoklis ar runātāju. Šajā gadījumā sanāksme strīdīgās situācijas pusēm kalpo kā "apaļais galds".
Sanāksmes dalībnieki tiek informēti ar jebkuru pieejamo metodi - tālruņa zvanu, e-pastu vai personisku ielūgumu. Visa dokumentu pakete iepriekš jānodod visām iesaistītajām personām, lai viņiem būtu iespēja iepriekš iepazīties ar materiāliem.
Sapulces vadīšana
Sekretāram jāpiedalās sanāksmē. Viņa uzdevums ir pēc diskusijas sastādīt protokolu. Izstrādājot dokumentu, svarīga nav diskusijas fiksēšanas burtiskā precizitāte, bet gan galveno runu un konkrētu priekšlikumu atspoguļojums.
Lai izslēgtu iespējamās neatbilstības, labāk ir ierakstīt tikšanās gaitu diktofonā. Visi dalībnieki jāinformē par ieraksta sākumu.
