Komandas sanāksme var būt efektīvs veids, kā analizēt dažādas darba situācijas, tostarp konfliktu situācijas. Tajā publiski tiek apspriesti strīdīgi jautājumi un pieņemti lēmumi, kas ir saistoši katram darbiniekam. Pirms kolektīvās sapulces būtu jāveic daudz sagatavošanās darbu.
Instrukcijas
1. solis
Formulējiet sapulces galveno tēmu. Parasti par vienu aktuālu jautājumu notiek kolektīvā sanāksme. Tā var būt, piemēram, organizācijas gada darba analīze vai pāreja uz saīsinātu darba laiku.
2. solis
Pārdomājiet savu darba kārtību. Tās punkti būs īpaši jautājumi, kas jāapspriež. Jābūt vismaz diviem un ne vairāk kā pieciem. Sarindojiet jautājumus pēc to nozīmīguma samazināšanās secībā. Ja sanāksmes tēma ir diezgan plaša, kā pēdējo darba kārtības punktu ievietojiet “Dažādi”. Šeit jūs varat nedaudz atkāpties no galvenās tēmas un apspriest nelielas problēmas, kas šobrīd uztrauc komandu.
3. solis
Sagatavojiet skaļruņus. Kompetentam darbiniekam, kura viedoklis komandā tiek uzskatīts par autoritatīvu, jārunā par katru sapulces darba kārtības punktu. Brīdiniet viņu par gaidāmo ziņojumu 1-2 nedēļas iepriekš, lai persona varētu mierīgi pārdomāt savu ziņojumu. 2-3 dienas pirms sanāksmes runājiet ar katru runātāju, pārliecinieties, ka viņa runas teksts ir gatavs un atbilst norādītajai tēmai.
4. solis
Sagatavojiet sanāksmju zāli. Ir labi, ja jūsu organizācijā ir aktu zāle vai cita sanāksmju telpa. Pretējā gadījumā izmantojiet pēc iespējas lielāku istabu. Sanāksmes dienā būs nepieciešams uzstādīt pietiekami daudz krēslu, kā arī pieslēgt un uzstādīt projektoru, datoru un mikrofonu, ja tāds ir. Varat arī iepriekš sarunāt katram sapulces dalībniekam īpašas mapes ar apspriežamajiem dokumentiem.
5. solis
Paziņojiet visiem darbiniekiem sapulces datumu, laiku un vietu. Izmantojiet vienu no tradicionālajām metodēm: ievietojiet informāciju uz ziņojumu dēļa, nosūtiet e-pastu, zvaniet strukturālo nodaļu vadītājiem, personīgi runājiet ar katru darbinieku. Jūsu izvēle būs atkarīga no uzņēmuma tradīcijām un darbinieku skaita.
6. solis
Pirms sapulces sākuma reģistrējiet dalībniekus. Vēlāk šo sarakstu pievienosiet protokolam. Noteikti sāciet sapulci laikā, kas bija paredzēts un par kuru tika paziņots darbiniekiem. Negaidiet novēlotājus, parādiet notikuma nozīmīgumu un nopietnību.
7. solis
Paziņojiet sapulces galveno tēmu un jautājumus, kas tajā tiks risināti. Palūdziet komandai izvēlēties sapulces priekšsēdētāju un sekretāru. Parasti par priekšsēdētāju tiek ievēlēts organizācijas vadītājs vai viņa vietnieks, bet par sekretāru - ierēdnis vai biroja vadītājs. Priekšsēdētājs vadīs sapulci, uzturēs kārtību un ievēros noteikumus. Sekretāra pienākumos ietilpst detalizēta protokola uzturēšana: runātāju runu, viņiem uzdoto jautājumu, diskusiju un priekšlikumu ierakstīšana.
8. solis
Turieties pie noteiktā runāšanas laika skala, pretējā gadījumā jūsu sapulce var ilgt līdz pusnaktij un nekad nepieņemt lēmumus. Galveno runātāju rīcībā parasti ir 15–20 minūtes, bet ne vairāk kā 30. Līdzskaņotājiem par sekundāriem jautājumiem jābūt 10-15 minūšu laikā. Dalībnieka uzstāšanās no auditorijas ir ierobežota līdz 2-3 minūtēm. Jūs varat atbildēt uz jautājumu ne ilgāk kā 5 minūtes. Ja laiks tiek pārsniegts, stingri jāatgādina par noteikumiem.
9. solis
Pēc tam, kad sapulces darba kārtība ir noteikta un visi ir runājuši, īsi apkopojiet sanāksmi. Ja ir pieņemti svarīgi lēmumi, to projekts ir jālasa skaļi visiem klātesošajiem.
10. solis
Divu dienu laikā pēc sanāksmes jums jāsagatavo galīgā protokola versija un pieņemtie lēmumi. Protokols ir jāvienojas un jāparaksta sapulces priekšsēdētājam. Visiem darbiniekiem, kuriem tie jāīsteno, pievērsiet uzmanību lēmumiem un to izpildes termiņiem.
