Tie dokumenti, kas nāk no noteiktām vienībām un kuriem ir visa nepieciešamā informācija, tiek atzīti par oficiāliem. Tajā pašā laikā tiesību teorijā ir vairākas pieejas oficiāla dokumenta definīcijai.
Oficiāla dokumenta pazīmju noteikšanai ir liela nozīme krimināltiesību nozarē, jo tieši Krievijas Federācijas Kriminālkodeksā ir noziegumi, kas saistīti ar šo jēdzienu. Krimināltiesību teorijā termina "oficiālais dokuments" atšifrēšanai tiek izmantotas divas galvenās pieejas.
Pirmā pieeja tiek uzskatīta par šauru un saista oficiālos dokumentus ar to izcelsmes avotiem. Saskaņā ar šo teoriju tikai tie dokumenti, kas nāk no valsts, pašvaldību institūcijām, var būt oficiāli. Mūsdienās populārāka ir plašā pieeja, saskaņā ar kuru oficiālie dokumenti var nākt no publiskā, komerciālā vai pat privātā sektora, tas ir, to izcelsmes avotam nav nozīmes.
Pareiza reģistrācija un sertifikācija
Viena no oficiālā dokumenta galvenajām iezīmēm ir pareiza noformēšana un apliecināšana. Ja normatīvajos aktos ir paredzēti noteikti dokumentu apstrādes noteikumi, tad oficiālajam dokumentam tiem jāatbilst (piemēram, noteikumi par dokumentu notariālu apstiprināšanu, noteikumi par pilnvaru izsniegšanu).
Ja nav īpašu noteikumu, tad, lai dokumentu atzītu par oficiālu, pietiek ar tā reģistrācijas vispārīgo prasību ievērošanu. Parasti šīs prasības ietver nosacījumu, ka ir visas nepieciešamās detaļas (zīmogs, paraksts, noteikta veida zīmogs, oficiālais vai veidlapas).
Oficiāla dokumenta satura zīmes
Pareiza oficiāla dokumenta noformēšana un apliecināšana ir tā oficiālā zīme, tomēr pašreizējā tiesu praksē nozīmīga apzīmējuma klātbūtne tiek atzīta arī par obligātu nosacījumu. Norādītā zīme ir tāda, ka oficiālam dokumentam noteiktā veidā jāietekmē tiesiskās attiecības. Tas var radīt noteiktas tiesības vai uzlikt īpašus pienākumus.
Turklāt daži oficiāli dokumenti apliecina juridiskus faktus, kas saistīti ar noteiktu seku iestāšanos (šī manta ir vairumā procesuālo dokumentu). Formālo un saturisko pazīmju vienotība, no kurām katrai jābūt oficiālā dokumentā, veido modernu šī jēdziena interpretāciju tiesību teorijā un praksē.
