Darba devējs var iepazīties ar savu darbinieku atvaļinājumu grafiku vairākos veidos. Visbiežāk personāla dienesti izsniedz īpašu iepazīšanās lapu vai aizpilda paša dokumenta pēdējo kolonnu.
Viens no jebkura darba devēja pienākumiem ir savlaicīga darbinieku iepazīstināšana ar vietējiem aktiem, kas izdoti uzņēmumā un ir tieši saistīti ar viņu darbību. Šī pienākuma nepildīšana var izraisīt administratīvo atbildību, kā arī radīt papildu problēmas attiecībās ar darbiniekiem. Tāpēc uzņēmumu vadītāji un personāla dienesti darbiniekus iepazīstina ar šādiem dokumentiem pret parakstu, kas arī ir nostiprināts darba likumdošanā. Viens no noteikta veida vietējiem aktiem ir darbinieku atvaļinājuma grafiks, kuram var izmantot divas metodes: sastādīt atsevišķu iepazīšanās lapu vai savākt darbinieku parakstus tieši pašā grafikā.
Darbinieku iepazīšanās lapas sastādīšana
Atsevišķa dokumenta, ko sauc par iepazīšanās lapu, izveidošana ir universāls veids, kā darbiniekiem paziņot informāciju par atvaļinājumu grafiku. Šāda veida paziņojumus izmanto lielākā daļa organizāciju, un iepazīšanās lapas galvenais uzdevums ir iegūt rakstisku apstiprinājumu no darbiniekiem, ka viņi ir izlasījuši dokumentu. Tāpēc šo dokumentu var noformēt jebkurā formā, taču tajā jānorāda informācija par attiecīgā kalendārā gada atvaļinājumu grafiku, kā arī darbinieku vārdi un jāsavāc viņu personīgie paraksti. Uzvārdus un parakstus parasti ievieto tabulas veidā, kas vienkāršo procedūras organizēšanu, lai iepazītos ar vietējiem aktiem.
Darbinieku parakstu vākšana atvaļinājumu grafikā
Daži HR departamenti dod priekšroku tieši šajā dokumentā savākt darbinieku parakstus par iepazīšanos ar atvaļinājumu grafiku. Atvaļinājumu grafika forma ir vienota, tomēr darbinieka informēšanas nolūkā bieži tiek izmantota šī dokumenta pēdējā nepieprasītā sleja, kuras nosaukums ir "Piezīme". Tā kā visi katra grafika darbinieka dati, kā arī viņa atvaļinājuma sākuma un beigu datumi nākamajā kalendārajā gadā šajā vietējā aktā jau ir sadalīti atsevišķās rindās, personiskais paraksts atbilstošās slejas pēdējā slejā līnija automātiski apstiprina faktu, ka darbinieks ir iepazinies ar dokumentu. Šī informācijas izplatīšanas metode nekur nav aizliegta, taču tā tiek izmantota salīdzinoši reti.
