Agrāk vai vēlāk katrs darbinieks saskaras ar jautājumu: kā pareizi sastādīt atskaiti par savu darbu. Jebkurš ziņojums ir svarīgs instruments darbiniekam un vadītājam, ar šī formalizētā komunikācijas veida palīdzību vadītājs saņem nepieciešamo informāciju, kas viņam nepieciešama, lai analizētu un novērtētu darbinieka darbību.
Instrukcijas
1. solis
Vispirms ir jānosaka, kāda veida pārskats jāsastāda: vienreizējs vai darbs. Vienreizējie pārskati parasti tiek sastādīti, pamatojoties uz konkrētu darbību rezultātiem, un darbinieki ļauj periodiski analizēt darbinieka veikto darbu (apjoms un rezultāts).
Periodiski pārskati var būt: katru dienu (var izmantot svarīgu īstermiņa projektu uzraudzībai vai darbinieka pārbaudes laikā), nedēļas (visbiežāk), mēneša, ceturkšņa un gatavi (šāda veida pārskati satur lielu daudzumu analītiskas informācijas un parasti tiek sniegta augstākajai vadībai).
2. solis
Tātad, kā pareizi uzrakstīt darba pārskatu?
Pirmkārt, jums jāizlemj par pārskata laiku un darba grafikā jāplāno tā sagatavošanas laiks. Tas var būt neliels laiks katru dienu vai arī noteikts laiks, kas paredzēts visa ziņojuma sastādīšanai uzreiz, vissvarīgākais ir nekavēties līdz termiņa beigām.
3. solis
Vispirms izlemiet par sava darba galīgajiem mērķiem. Ziņojuma saturam jābūt informatīvam, skaidram un vēlams kodolīgam. Neaizmirstiet par "septiņu likumu", kas saka, ka mūsu apziņa vienlaikus spēj efektīvi asimilēt 7 elementus (+/- 2). Attiecīgi ir vēlams precīzi uzsvērt šo punktu vai sadaļu skaitu ziņojumā.
4. solis
Ir svarīgi spēt koncentrēties uz savu darbību rezultātiem, aprakstot, kādi uzdevumi tika izpildīti, un ne tikai uzskaitot darbības, kas veiktas noteiktā laika posmā.
5. solis
Lai iegūtu lielāku skaidrību, sniedziet atbildi ar tabulām, attēliem, diagrammām.
6. solis
Situācija ir vienkāršota, ja jūsu uzņēmums jau ir izstrādājis pārskatu veidlapas (veidlapas, tabulas, kas jāaizpilda, sniedzot komentārus)
7. solis
Svarīgi ir ne tikai tas, ko jūs rakstījāt ziņojumā, bet arī tas, kā jūs to nosūtījāt. Šeit jums vajadzētu atcerēties zelta likumu: dienas pārskati tiek nosūtīti darba dienas beigās, nevis nākamajā rītā. Katru nedēļu - piektdienas vakarā, nevis pirmdienas rītā.
8. solis
Vēl viens padoms: pirms atsūtāt ziņojumu, izlasiet to vēlreiz, mēģiniet to izdarīt ar savas vadības acīm. Kādi jautājumi jums ir? Varbūt ir nepieciešams kaut ko pievienot vai, gluži pretēji, pēc iespējas vienkāršot informāciju.
