Personāla dienesti grāmatvedībai, dažādu dokumentu apritei un glabāšanai izmanto pasūtījumu, atvaļinājumu, izziņu un atsauču grāmatas. Reģistrācijas žurnāli ir iekšējai lietošanai paredzēti dokumenti, kas tiek glabāti organizācijas personāla nodaļā, un par šo dokumentu uzturēšanu un glabāšanu atbild īpaši iecelta persona.
Instrukcijas
1. solis
Izmantojiet ministrijas apstiprinātu pasūtījumu žurnāla veidlapu vai noformējiet to pats. Vāciņu izgatavojiet no smagā materiāla. Lapas centrā uzrakstiet organizācijas nosaukumu un grāmatas nosaukumu. Zemāk norādiet reģistrēšanās sākuma un beigu datumus. Uz aizmugurējā vāka atspoguļojiet informāciju par personu, kas atbild par dokumenta glabāšanu un aizpildīšanu: norādiet darbinieka amatu, uzvārdu un iniciāļus.
2. solis
Pārliecinieties, ka lapas nevar mainīt vai noņemt no žurnāla. Numuru un mežģīņu grāmatas lappuses. Pēdējā lapā ielieciet vaska vai mastikas zīmogu, personāla nodaļas vadītājam vai organizācijas vadītājam sniedziet gatavu sertifikāta veidni. Ievietojiet piezīmi: _ lapas ir numurētas, šņorētas, aizzīmogotas šajā žurnālā. Direktors: _ (paraksts, paraksta atšifrēšana). Datums: _ (diena, mēnesis, gads).
3. solis
Lai reģistrētu ierakstus, izvēlieties ērtu lapas orientāciju (ainava, portrets). Ja vēlaties, sakārtojiet tabulu ar šādām kolonnām:
- ieraksta sērijas numurs;
- iebraukšanas datums;
- pasūtījuma sērijas numurs;
- rīkojumu parakstījušās personas amats, uzvārds un iniciāļi;
- pasūtījuma kopsavilkums.
Ja tabulas skats jums nepatīk, glabājiet ierakstus brīvā formā. Galvenais ir ievērot numuru piešķiršanas kārtību atbilstoši pasūtījumu apstiprināšanas datumiem un atspoguļot iepriekš minēto informāciju grāmatvedības grāmatā.
4. solis
Pierakstiet pasūtījumu žurnāla ierakstus ar zilu, melnu vai violetu tinti. Neļaujiet dzēst, dzēst un dzēst iepriekš izveidotās atzīmes. Ja jums jāveic izmaiņas, svītrojiet laboto tekstu ar vienu rindiņu, lai jūs to joprojām varētu izlasīt. Tajā pašā kolonnā vai rindā veiciet jaunu pareizu ierakstu. Lūdzu, parakstiet un norādiet izmaiņu datumu. Ja kļūdu nav iespējams izlabot (piemēram, ja nav brīvas vietas), izveidojiet jaunu ierakstu zemāk un blakus novecojušajai informācijai atzīmējiet izvēles rūtiņu “ieraksts nav derīgs”.
5. solis
Pārtraucot žurnāla reģistrēšanu, uz žurnāla priekšējā vāka atzīmējiet žurnāla derīguma termiņu.
