Uzņēmuma primārajā grāmatvedības dokumentācijā ir informācija par visiem uzņēmējdarbības darījumiem, naudas kustību, algas aprēķināšanu un izmaksu, kā arī nodokļu samaksu. Pamatojoties uz šiem dokumentiem, tiek veikti ieraksti, tāpēc pat viena dokumenta nozaudēšana kropļo finanšu pārskatus un ir likumīgs pārkāpums. Saskaņā ar Art. Likuma "Par grāmatvedību" 17. pantā uzņēmumiem ir neatkarīgi jānodrošina grāmatvedības dokumentu drošība.
Instrukcijas
1. solis
Likums nosaka, ka primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks ir 5 gadi, savukārt Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss uzglabāšanas laiku ierobežo līdz 4 gadiem. Lai izvairītos no sodiem, ko paredz Administratīvo pārkāpumu kodekss (15.11. Pants), jums tomēr jāievēro likumā noteiktie ilgākie termiņi. Turklāt ir saraksts, kas apstiprināts ar Rosarkhiv 2000. gada 6. oktobra rīkojumu. Saskaņā ar to glabāšanas laiks jānosaka saskaņā ar katra konkrētā dokumenta veidu.
2. solis
Pēc pasūtījuma nosakiet primārās grāmatvedības dokumentācijas glabāšanas periodus, ņemot vērā likuma un saraksta noteiktos noteikumus. Pasūtījumā norādiet, no kura brīža jāaprēķina uzglabāšanas periods. Parasti dokumentu glabāšanas perioda sākums ir 1. janvāris pēc gada, kas seko gadam, kurā dokuments tika pabeigts ar biroja darbu. Pirkuma grāmatai un pārdošanas grāmatai iestatiet glabāšanas perioda sākumu no pēdējā ieraksta datuma (Noteikumu 15. un 27. punkts, kas apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2000. gada 2. decembra dekrētu Nr. 914).
3. solis
Piešķiriet atsevišķu telpu grāmatvedības dokumentiem, kuriem jābūt aprīkotiem ar ugunsdrošiem skapjiem un īpašiem seifiem. Seifi ir paredzēti stingru ziņojumu glabāšanai, turklāt tajos var uzglabāt tos dokumentus un dokumentus, uz kuriem ir uzraksts "Komercnoslēpums". Pēc pasūtījuma nosakiet kārtību, kādā var piekļūt šiem seifiem, atbildīgajām personām, kuras pilnvarojusi galvenā grāmatvede, kā arī kārtību, kā izsniegt primāro dokumentāciju no krātuves.
4. solis
Ja uzņēmums ir pietiekami liels un ir daudz dokumentu, organizējiet īpašu arhīvu. Tas jāizmanto, lai pārsūtītu papīrus, kas paredzēti pastāvīgai (mūžīgai) un ilgstošai (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanai. Glabājiet visus pārējos grāmatvedības dokumentus, kuru glabāšanas laiks ir līdz 10 gadiem, īpašā telpā, līdz tie tiek iznīcināti.
