Visi organizācijas dokumenti ir pareizi jāglabā. Skaidra sistēma ļauj uzreiz atrast pareizo papīra gabalu. Dažiem dokumentu veidiem ir savi glabāšanas noteikumi, piemēram, pasūtījumiem.
Nepieciešams
mapes, kastes, papīrs, dators
Instrukcijas
1. solis
Izveidojiet pasūtījumu žurnālu, kurā tiks reģistrēti visi organizācijas pasūtījumi. Žurnālam jābūt obligāti iesietam un numurētam, kas izslēdz postriptus vai lapu dzēšanu.
2. solis
Žurnālā jābūt noteiktām kolonnām. Aptuvenais kolonnu saturs var būt šāds: kolonna, kurā secībā norādīts ieraksta numurs, kolonna ar pasūtījuma datumu, kolonna ar pasūtījuma kopsavilkumu, kolonna ar pasūtījuma numuru, sleja kolonna, kurā darbinieks atstāj atzīmi par iepazīšanos ar šo pasūtījumu. Turklāt var pievienot kolonnu, kurā norādīta pasūtījuma atrašanās vieta (mapes vai lodziņš).
3. solis
Visi pasūtījumi jāsakārto mapēs: rīkojumi par darbinieku uzņemšanu un atlaišanu (personāla pasūtījumi), rīkojumi, kas atspoguļo darbinieku stimulus, nosūtīšana komandējumos un atvaļinājumos, pasūtījumi, kas atspoguļo organizācijas galvenās darbības. Ja pasūtījumiem ir lieliski saglabāšanas periodi, tiem tiek izveidotas atsevišķas mapes.
4. solis
Pasūtījumu glabāšanas sistēmai jābūt skaidrai, sistematizētai un jānodrošina pasūtījumiem piešķirto numuru nepārtrauktība. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad pasūtījums tiek atsaukts darbam. Lai izvairītos no neskaidrībām, ieteicams veikt arestētā rīkojuma fotokopiju.
5. solis
Visiem pasūtījumiem jābūt izdrukātiem uz organizācijas veidlapas. Šajā gadījumā pasūtījuma zīmogs nav nepieciešams. Ja pasūtījums ir iespiests uz vienkāršas papīra lapas, tad uz tās jābūt organizācijas zīmogam.
6. solis
Ja uzņēmums ir pieņēmis elektronisku sistēmu pasūtījumu glabāšanai, tad tai jābūt vienotai visā organizācijā. Darbiniekiem, kuriem ir tiesības uzlikt šiem dokumentiem parakstu, jābūt pieejai elektroniskiem pasūtījumiem. Šajā gadījumā ir ļoti ērti izmantot EDS (elektronisko digitālo parakstu). Jebkurā gadījumā ieteicams izdrukāt pasūtījumu žurnālu.
