Rīkojums ir ļoti praktiskas nozīmes dokuments. Tas norāda uz dažām īpašām darbībām: darbinieka pieņemšanu darbā un atbrīvošanu no darba, disciplinārus pasākumus, nepieciešamību ieviest jaunas tehnoloģijas un daudz ko citu. Lietvedim jānodrošina šāda veida dokumentu glabāšana un iespēja ātri atrast pareizo. Šim nolūkam katram pasūtījumam tiek piešķirts unikāls identifikācijas numurs.
Nepieciešams
- - pasūtījumi;
- - žurnāls;
- - instrukcijas par personāla lietvedības pārvaldību;
- - 2 vai 3 mapes.
Instrukcijas
1. solis
Pasūtījumu reģistrācijas veidlapa nav stingri reglamentēta likumā. Ir standarta instrukcija, kuru 2000. gada 27. novembrī publicēja Rosarkhiv, kurā teikts, ka pasūtījumu numerācija pēc personāla un pamatdarbības jāveic atsevišķi kalendārā gada laikā. Ja jūs strādājat mazā firmā, kur sekretārs veic arī lietvedes darbu, sāciet 3 mapes un 3 reģistrācijas žurnālus.
2. solis
Sastādiet instrukcijas darbam birojā. Tas var sastāvēt tikai no dažiem priekšmetiem. Norādiet, kuri pasūtījumi jāuzglabā 5 gadus, bet kuri - 75. Uzrakstiet, kādos masīvos jūsu uzņēmuma pasūtījumi ir sadalīti un kā jūs nolēmāt tos noteikt. Pasūtījumi pamatdarbībai parasti tiek numurēti ar kārtas numuru, bet personāla pasūtījumi - ar numuru un burtu. Piemēram, numurs var izskatīties kā "Pasūtījuma Nr. 2-l / s" vai "Pasūtījuma Nr. 2-k". Padomājiet par dažādiem apzīmējumiem dokumentiem ar atšķirīgu glabāšanas laiku. Piemēram, īstermiņu var apzīmēt kā personālu, bet ilgtermiņa - kā personālu.
3. solis
Sadaliet pasūtījumus pēc personāla 2 daļās pēc derīguma termiņa. Dokumenti par regulāru vai mācību atvaļinājumu, īstermiņa komandējumu, stimulu un disciplinārsodu nodrošināšanu tiek glabāti 5 gadus. Iesniedziet pasūtījumus nodarbināšanai, pārvietošanai, atlaišanai, gariem komandējumiem un ilgām brīvdienām citā mapē. Uz saistvielu vākiem uzrakstiet mapes nosaukumu un derīguma termiņu. Atsevišķi aizpildiet pasūtījumus pamatdarbībai
4. solis
Lielās firmās pasūtījumus izdod dažādi dienesti. Galvenās darbības dokumentāciju parasti glabā sekretārs, bet personālam - personāla nodaļa. Attiecīgi katram ir sava mape un savas grāmatvedības grāmatas. Personāla speciālistam ir pietiekami sākt 2 grāmatas un 2 mapes, dokumentus sadalot pēc glabāšanas periodiem. Tomēr ar ļoti lielu dokumentu plūsmu katra mape bieži tiek sadalīta pēc pasūtījumu veidiem. Ja jūsu uzņēmums ir pieņēmis atsevišķu glabāšanas sistēmu, joprojām numurējiet pasūtījumus secībā kopējā masīvā un reģistrējiet tos vienā žurnālā.
5. solis
Pasūtījumi pamatdarbībai var attiekties ne tikai uz visu uzņēmumu, bet arī uz atsevišķām nodaļām. Izstrādājiet kodu katrai nodaļai vai nodaļai. Tas var būt burts vai cipars. Neaizmirstiet, ka pasūtījumiem galvenajai darbībai vajadzētu atšķirties no tā, kas tiek pieņemts jūsu uzņēmuma personāla lietvedības pārvaldībā. Šajā gadījumā numerācija ietilpst vispārējā "pamatdarbības" masīvā.
