Noformējot personāla pasūtījumus, liela uzmanība jāpievērš to juridiskajai nozīmei. Lai tie būtu juridiski saistoši, tajos jāiekļauj vairākas nepieciešamās detaļas, tostarp reģistrācijas indekss vai, citiem vārdiem sakot, dokumenta numurs. Pasūtījumu reģistrēšanas noteikumus nosaka iestādes vietējais dokuments, taču ir arī vispārīgi noteikumi.
Instrukcijas
1. solis
Personāla pasūtījuma kārtas numurs ir arī tā reģistrācijas numurs (indekss). Visu personāla pasūtījumu (pasūtījumu) numerācija biroja gadā jāglabā atsevišķi katrai administratīvo dokumentu grupai īpašās reģistrācijas veidlapās.
Biznesa gads parasti sakrīt ar kalendāro gadu (1. janvāris - 31. decembris). Bet ir izņēmumi, piemēram, kultūras, izglītības u.c. iestādes, kurās biroja gads sākas 1. septembrī.
2. solis
Vispirms diferencējiet visus pasūtījumus atsevišķās grupās. Sadaliet papīrus pēc to derīguma termiņa ilgtermiņa uzglabāšanas dokumentos un īslaicīgas uzglabāšanas dokumentos.
Lielās organizācijās ar lielu darbinieku skaitu ērtības labad pasūtījumu masīvā atlasiet vairākas grupas viendabīgā priekšmetā ar tādu pašu uzglabāšanas periodu.
Piemēram, dokumentus ilgstošai glabāšanai var iedalīt grupās: rīkojumi par uzņemšanu, rīkojumi par atlaišanu, rīkojumi par pārsūtīšanu. Īslaicīgas uzglabāšanas papīrus var diferencēt sērijās: pasūtījumi brīvdienām, pasūtījumi komandējumiem.
Organizācijās, kurās ir ļoti liels darbinieku skaits, dažreiz ir jāizstrādā pasūtījumu burtu apzīmējumi katrai personāla kategorijai.
3. solis
Pēc tam reģistrējiet katru no šīm pasūtījumu grupām personālam īpašās formās. Kā reģistrācijas veidlapu varat izmantot žurnālu, reģistrācijas un kontroles kartes vai elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu. Katrai no šīm formām ir priekšrocības un trūkumi.
Reģistrācijas un kontroles kartes un elektroniskās kartotēkas, kas parasti dublē viena otru, ir ērtāk organizēt un meklēt. Žurnāli nodrošina lielāku informācijas drošību.
Reģistrācijas veidlapām nav stingru standartu, taču parasti tajās ir šāda informācija:
- datums;
- pasūtījuma sērijas numurs;
- kurš parakstījās (amats, uzvārds);
- pasūtījuma kopsavilkums;
- bāze;
- izpildītājs.
4. solis
Tagad, lai numurētu pasūtījumus pēc rāmjiem, jums vienkārši jāizpēta atbilstošajā žurnālā un jāpiešķir dokumentam nākamais rādītājs.
