Visi organizācijas dokumenti jāglabā arhīvā. Piemēram, Nodokļu kodekss nosaka, ka primārajiem dokumentiem, dokumentiem, kas apstiprina nodokļu samaksu, un citiem jābūt aizsargātiem četrus gadus. Bet ir arī tādi dokumenti, kurus pēc gada var iznīcināt, piemēram, atvaļinājumu grafiki. Iznīcināšana jāveic pēc akta izdošanas.
Instrukcijas
1. solis
Pirmkārt, jāatzīmē, ka dokumentus, kas "ir izpildījuši savu mērķi", aktā var ierakstīt tikai tad, ja laikposms beidzās pirms tā gada 1. janvāra, kad tiek sastādīts šāds dokuments, tas ir, 2010. gada dokumenti ir jāiekļauj akts tikai 2016. gadā.
2. solis
Pirms akta sastādīšanas un dokumentācijas iznīcināšanas sastādiet sarakstus, kas jāapstiprina organizācijas vadītājam, un sastāda protokolu.
3. solis
Ieteicams aktu sastādīt tabulas veidā. Augšējā labajā stūrī norādiet organizācijas informāciju. Tad zemāk ar lielajiem burtiem uzrakstiet “Es apstiprinu”, parastā rindā norādiet zemāk esošo amatu (vadītājs, ģenerāldirektors utt.), Pēc tam uzvārdu un iniciāļus. Pat zemāk norādiet akta sastādīšanas datumu.
4. solis
Pēc tam norādiet mērķi, piemēram, lai izceltu iznīcināšanai dokumentus, kuriem beidzies derīguma termiņš. Pēc tam uzskaitiet iemeslus, piemēram, "pamatojoties uz tipisko organizatorisko dokumentu sarakstu …"
5. solis
Zemāk ir tabulas sadaļa, kas sastāv no astoņām kolonnām. Pirmais ir sērijas numurs. Otrais ir dokumenta nosaukums, piemēram, atvaļinājuma grafiki vai sarakste par darbu ar personālu. Trešais ir beigu datumi, tas ir, tie datumi, kas dokumentā ir norādīti pēdējie, piemēram, atvaļinājumu grafiks beidzas 2010. gadā, tāpēc jums ir jāuzraksta "2010". Šeit jums nav jānorāda mēnesis.
6. solis
Tālāk nāk kolonna ar inventāra numuriem, ja to nav, tad jūs varat ievietot domuzīmes. Tad lieciet lietas indeksu atbilstoši nomenklatūrai, piemēram, diagrammai 05-20, kur 05 ir nodaļas indekss, un divi otrie cipari ir lietas kārtas numurs.
7. solis
Pēc tam norādiet atmiņas vienību skaitu, piemēram, grafiks var būt vienā eksemplārā, bet korespondence ar rāmjiem ir daudzskaitlī. Pēc tam aizpildiet lodziņu ar uzglabāšanas periodiem saskaņā ar uzziņu grāmatu. Ja nepieciešams, aizpildiet sleju “piezīme”.
8. solis
Pēc tabulas daļas uzrakstiet, ka krājumi ir pieejami un apstiprināti ar galvas protokolu, norādot tā sastādīšanas numuru un datumu.
9. solis
Pēc tam apkopojiet kopsummu, kas izteikta iznīcināšanai gatavo dokumentu vienību skaitā, piemēram, laika posmā no 2006. līdz 2010. gadam tika iznīcinātas 234 vienības.
10. solis
Tad vadītājs atkal pārbauda visus datus un paraksta dokumentu.
