Svarīgi sapulcē, sapulcē vai sanāksmē pieņemtie lēmumi jāieraksta protokolā, lai tos varētu pieņemt izpildei. Lai to izdarītu, vispirms ir pareizi jāsastāda protokols, lielu uzmanību pievēršot gan dokumenta formai, gan saturam. Neskatoties uz vienas formas trūkumu, šeit ir dažas īpatnības.
Instrukcijas
1. solis
Sagatavojiet A4 formāta papīra lapas vai uzņēmuma veidlapas (iekšējiem dokumentiem). Tas ietaupīs no nepieciešamības manuāli ievadīt visu informāciju (organizācijas nosaukums, adrese utt.). Lapas augšējā centrā nekavējoties uzrakstiet nosaukumu "Minūtes", un zem tā, mazā drukā, īsi aprakstiet būtību - sapulces galveno tēmu. Norādiet notikuma datumu un vietu. Tagad sāciet aizpildīt obligāto ievaddaļu, kas attiecas uz sanāksmes dalībnieku sarakstu, kuri ir tieši iesaistīti vispārēju lēmumu pieņemšanā.
2. solis
Sākumā uzrakstiet uzvārdu, vārdu, patronīmu un vadītāja (sapulces priekšsēdētāja) amatu. Tajā pašā formātā nosauciet sekretāra datus, kas sastāda sanāksmes protokolu. Tālāk sadaļā "Apmeklētie" uzskaitiet visus, kas piedalījās sanāksmē (pilns vārds, amats). Liela dalībnieku skaita gadījumā, kuru saraksts lapā neiederēsies, norādiet to kopējo skaitu, pilnu sarakstu pievienojot atsevišķā dokumentā. Neaizmirstiet izveidot saiti uz to protokola beigās sadaļā "Pielikums". Ievietojiet sadaļu “Darba kārtība” kā nākamo protokola bloku. Šeit numurētā sarakstā uzskaitiet visus šīs sanāksmes jautājumus.
3. solis
Aizpildiet protokola saturu, stingri ievērojot darba kārtībā noteikto kārtību. Katrā no rindkopām jābūt trim sadaļām. Pirmajā no tām ("Klausījās") sniedziet ziņojumu tekstus un noteikti norādiet vārdu un iniciāļus, kā arī runātāju pozīcijas. Sadaļā “Runātāji” līdzīgā formātā norādiet citus sapulces dalībniekus, kuri uzstājās diskusijas laikā. Nākamajā sadaļā “Izlemts” uzskaitiet uzklausīšanas laikā pieņemtos lēmumus, norādiet nodoto balsu skaitu “pret”, “par” vai “atturējās”. Pēc tam ievietojiet sapulces priekšsēdētāja un sekretāra parakstus.
