Jebkurā organizācijā, pat nelielā, tiek izdoti un glabāti daudzi dažādi rīkojumi un rīkojumi. Ja visi no tiem ir reģistrēti un reģistrēti vienā lietā, tad agrāk vai vēlāk tas radīs neskaidrības. Un maz ticams, ka pārbaudes struktūru pārstāvji apstiprinās šādu lietvedību.
Instrukcijas
1. solis
Lai pareizi sadalītu uzņēmumā izdotos pasūtījumus, jums jāvadās pēc šādiem dokumentiem:
- apstiprinājis Rosarkhiv "Organizācijas darbībā ģenerēto tipisko vadības dokumentu saraksts, norādot glabāšanas laiku";
- instrukcijas biroja darbam (izstrādājusi pārvaldes struktūra).
Pamatojoties uz šiem dokumentiem, katrā uzņēmumā būtu jāizstrādā lietu nomenklatūra. Pamatojoties uz to, tiek sadalīti pasūtījumi, instrukcijas un citi dokumenti.
Atkarībā no uzņēmuma lieluma un tā struktūras izstrādāto lietu nomenklatūru var sadalīt nodaļās ar burtu koda norādi vai arī tā var būt vispārīga.
Jebkurā gadījumā visi pasūtījumi uzņēmumā tiek nosacīti sadalīti galvenās un saimnieciskās darbības pasūtījumos un personāla pasūtījumos.
2. solis
Pasūtījumus par galveno un saimniecisko darbību parasti tur sekretārs (ja vien atsevišķā rīkojumā nav norādīts citādi). Viņš ir atbildīgs arī par šo pasūtījumu reģistrēšanu, glabāšanu un arhivēšanu.
Dokumenti atšķiras pēc glabāšanas laika. Pasūtījumiem par uzņēmuma galveno darbību (organizatoriskajai struktūrai, personāla tabulas apstiprināšanai, izmaiņu veikšanai utt.) Ir uzglabāšanas līnijas - pastāvīgi. Kalendāra gada beigās tie tiek nodoti uzņēmuma arhīvā.
Pasūtījumi par ekonomikas un darbības jautājumiem tiek glabāti 5 gadus. Tie ir secīgi numurēti bez burta. Ja uzņēmumā izdoto rīkojumu apjoms ir liels, gada laikā tie tiek sadalīti apjomos. Pēc uzglabāšanas perioda beigām tie tiek iznīcināti, reģistrējot atbilstošo aktu.
3. solis
Pasūtījumi personālam tiek sastādīti un glabāti uzņēmuma personāla vadības nodaļā. Tās atšķiras arī pēc derīguma termiņa.
Atsevišķs gadījums ir rīkojumi par uzņemšanu, atlaišanu un pārvietošanu ar glabāšanas laiku 75 gadi. Šeit tiek iesniegti arī rīkojumi par uzvārda maiņu, ilgtermiņa komandējums, ilgtermiņa darbinieku pagaidu pārcelšana utt. Šie dokumenti ir reģistrēti žurnālā, tiem ir nepārtraukta numerācija un burti (visbiežāk "ls", "k"). Gada beigās šādi pasūtījumi tiek iešūti vienā mapē kopā ar reģistrācijas žurnālu un nodoti arhīvam.
4. solis
Pasūtījumi atvaļinājumiem (regulāri, bez atalgojuma utt.), Īstermiņa komandējumiem un pārskaitījumiem tiek sastādīti atsevišķā lietā, tos glabā 5 gadus. Pasūtījuma numerācijai tiek pievienota burta (piemēram, "o" vai nodaļas kods).
Pasūtījumiem par iekasēšanu ir vienāds glabāšanas laiks. Tomēr ieteicams tos uzglabāt atsevišķi, kā tiem ir pievienoti analīzes materiāli (paskaidrojumi, protokoli, paziņojumi un arodbiedrības komitejas lēmumi utt.).
Pēc uzglabāšanas perioda beigām šie pasūtījumi tiek iznīcināti.
5. solis
Akcijas pasūtījumus ieteicams glabāt arī atsevišķi (glabāšanas laiks - 75 gadi). Atsevišķā gadījumā tiek iesniegti rīkojumi gan par sava uzņēmuma, gan priekšnieka paaugstināšanu amatā. Lieta tiek reģistrēta arhīvā, kad tā ir izveidojusies.
