Lielās organizācijās lielākā daļa apmeklētāju nepieciešamo informāciju parasti iegūst no sekretariāta. Kādu komunikācijas iespaidu atstās vadītāja palīgs? Vai klients vēlēsies piezvanīt vēlreiz? Vai ieinteresētā persona saņems izsmeļošas atbildes uz saviem jautājumiem? Lai pārliecinātos par sekretāra pozitīvajām īpašībām, atbildīgi jāsagatavojas pirmajai sanāksmei un kompetenti jāorganizē un jāveic intervija.
Instrukcijas
1. solis
Sekretārs ir uzņēmuma seja. Vispirms novērtējiet pretendenta izskatu. Galu galā ne velti viņi saka, ka viņus sagaida drēbes, bet viņus pavada prāts. Tas, cik izskatīgs un viesmīlīgs izskatās sekretārs, var palīdzēt sasniegt vajadzīgo līgumu vai vest sarunas par gaidāmajām sarunām. Ja jums ir savs "attēls", mēģiniet klausīties intuīciju. Ja jūs apstiprināsiet tāda cilvēka amatā, kurš jums rada iekšējas pretrunas, tad, iespējams, būs grūti strādāt ar viņu, jo sekretārs ir ne tikai uzņēmuma seja, bet arī vadītāja labā roka. Tomēr nekavējoties neapstipriniet kādu, kurš jūs iepriecinās ar spilgtu, skaistu izskatu. Skaista bilde var ātri kļūt garlaicīga, un papīri paliks nesamontēti.
2. solis
Sarunas laikā uzmanīgi klausieties: sekretāre sazināsies ar klientiem, vadīs telefona sarunas un rakstīs vēstules. Viņa runai jābūt kompetentai, galiem konsekventiem un tonim labvēlīgam. Pievērsiet īpašu uzmanību tā saukto parazītisko vārdu klātbūtnei runā. Ja pretendenta monologs ir pārpilns ar nevajadzīgu “tātad tas nozīmē”, “tā teikt”, “uh”, “labi”, tad diez vai jūs sasniegsiet šo izteicienu neesamību uzņēmējdarbības vidē. Žargona un slenga lietošana tiek uzskatīta par nepieņemamu, ja vien jūs pats neļaujat sarunai piedalīties neformālā kursā.
3. solis
Palūdziet sekretāram ierakstīt diktātu. Tātad jūs pārbaudāt trīs svarīgas īpašības vienlaikus: drukāšanas ātrumu, rakstītprasmi un personālā datora prasmes. Apzināti pieļaujot stilistiskas kļūdas un ievērojot pretendenta reakciju. Ja viņš pieklājīgi iesaka piemērotāko frāzes konstruēšanas veidu, atzīmējiet to sev ar "plus".
4. solis
Rūpīgi izpētiet sekretāra CV. Pievērsiet uzmanību iepriekšējām darbavietām, jautājiet pretendentam par aiziešanas iemesliem. Pieklājīgs un atjautīgs cilvēks nekad objektīvi nerunās par bijušo vadītāju, "nemetīs dubļus" komandai un nerunās par savām kļūdām. Pieņemamākā atbilde, ko varat dzirdēt, ir algu cerību neatbilstība. Atsākšanas tekstā un sarunu biedra stāstā izceļ atslēgas vārdus: punktualitāte, kārtīgums, izturība pret stresu, sabiedriskums, pieklājība. Atcerieties, ka sekretārs bieži ir saikne starp dažādiem organizācijas departamentiem; gan vadītāja noskaņojums, gan komforts, draudzīgā atmosfēra un kārtība visā birojā var būt atkarīga no viņa profesionālajām un personiskajām īpašībām.
