Plānotāji, sapulces un sanāksmes ir neatņemama darba plūsmas sastāvdaļa. Viņu galvenais uzdevums ir kolektīvi analizēt jebkuru pakalpojumu situāciju. Darba sanāksmju dalībnieki var un viņiem vajadzētu aktīvi izteikties, apspriest detaļas un piedāvāt problēmu risinājumus. Lai sapulce būtu efektīva, vadītājam ir jāievēro noteikti noteikumi.
Nepieciešams
- - darba kārtība;
- - sapulces noteikumi;
- - sanāksmes protokols.
Instrukcijas
1. solis
Uzziniet efektīvas sapulces galvenās pazīmes. To ir maz: 1. Sanāksmei ir noteikts mērķis; 2. Organizators ir veicis visus nepieciešamos sagatavošanās darbus; 3. Sanāksmē piedalās tikai ieinteresētie darbinieki, kuri ir tieši saistīti ar apspriestajiem jautājumiem; 4. Diskusija neatkāpjas no galvenās tēmas; 5. Sanāksmes rezultātā tika noteikti tūlītēji plāni un darbiniekiem tika doti konkrēti norādījumi. Visi šie jautājumi personīgi jāuzrauga vadītājam, it īpaši, ja organizācija vēl nav izveidojusi mehānismu efektīvu sapulču rīkošanai.
2. solis
Formulējiet sapulces galveno tēmu. Tam jābūt atbilstošam un saprotamam darbiniekiem. Ir ļoti svarīgi, lai darba sanāksmē būtu noteikts mērķis: izstrādāt pasākuma plānu, apstiprināt lēmumu, izvirzīt ideju utt. Piemēram, jums nevajadzētu runāt par pasaules ekonomikas krīzi, ja jūsu reklāmas aģentūrai ir bijis mazāk klientu. Šajā gadījumā sanāksme jāvelta pakalpojumu klāsta paplašināšanai un atlaižu sistēmas maiņai.
3. solis
Sagatavojiet detalizētu sapulces darba kārtību. Tajā norādiet galveno tēmu, jautājumus, kurus plānots apspriest, runātāju vārdus, uzaicināto sastāvu, pasākuma datumu, laiku un vietu. Katrā darba kārtības punktā vajadzētu sīki aprakstīt sapulces galveno tēmu, atspoguļot dažus tās aspektus. Jautājumus var grupēt vai nu pēc principa "no vienkārša līdz sarežģītam", vai arī analītiskā secībā - "pašreizējā situācija - tās izcelsme - iespējamie risinājumi".
4. solis
Pievienojiet darba kārtībai sapulces laika grafiku. Tajā norādiet laiku galvenajiem runātājiem, informācijai no līdzpriekšsēdētājiem, jautājumu precizēšanai un diskusijām. Sastādiet grafikus pat nelielām dienesta sanāksmēm. Tas iemācīs sevi un savus darbiniekus novērtēt darba laiku, ievērot termiņus un izteikt domas skaidri un precīzi.
5. solis
Iepriekš iepazīstiniet darbiniekus ar darba kārtību. Nosūtiet to pa uzņēmuma e-pastu vai izdaliet visiem, kurus uzaicināt uz sapulci. Palūdziet visiem sagatavoties diskusijai. Uzsveriet to, ko jūs sagaidāt no katra priekšlikuma dalībnieka atbilstoši viņa kompetencei.
6. solis
Sāciet sapulci ar savām īsajām sarunām. 3–5 minūšu laikā pastāstiet par iemeslu, kas mudināja jūs organizēt šo sapulci, un rezultātu, kuru vēlaties sasniegt. Pēc tam iepazīstiniet dalībniekus ar darba kārtību un darba grafiku.
7. solis
Vadiet diskusiju. Uzturiet draudzīgu, bet konstruktīvu diskusiju. Mudiniet katru sapulces dalībnieku paust savu viedokli, sazinieties ar "kluso" ar personīgiem jautājumiem, uz kuriem nepieciešama detalizēta atbilde. Taktiski, bet stingri mēģinājumi novirzīt sarunu no galvenā jautājuma. Apkopojiet katra jautājuma starpsummas.
8. solis
Sanāksmes beigās vēlreiz izsakiet darbiniekiem pieņemtos lēmumus un norādījumus. Pārliecinieties, ka visi dalībnieki saprot savus uzdevumus un atceras viņu termiņus. Pierakstiet protokolā svarīgus punktus. Nosūtiet tās kopiju speciālistiem, kas atbild par pasūtījumu izpildi, kā arī darbiniekiem, kas iesaistīti pieņemto lēmumu izpildē.
