Pastāv šāds "biznesa paražu" jēdziens. Saskaņā ar šo ietilpīgo definīciju - visas tradīcijas, kas pieņemtas oficiālo biznesa attiecību vidē. Oficiālā sarakste joprojām ir viens no galvenajiem biznesa mijiedarbības mehānismiem. Ierēdņi, uzņēmēji un sabiedriskās organizācijas sazinās, izmantojot ziņojumus, kas sagatavoti saskaņā ar vispārējiem noteikumiem.
Rakstīšanas iemesls
Lai arī cik garlaicīgs un nenozīmīgs varētu šķist oficiālās apelācijas sastādīšanas sagatavošanas posms, to nevar atstāt novārtā. Būtu skaidri jāformulē dokumenta sagatavošanas iemesls.
Pirms oficiālas vēstules sastādīšanas ir svarīgi precīzi noteikt adresātu. Pēc ziņojuma priekšmeta noteikšanas jāpārbauda, vai šis jautājums ietilpst adresāta kompetencē. Ja rodas šaubas, kompetences jautājumu labāk izskatīt organizācijas noteikumos un citos normatīvajos dokumentos.
Pieprasījuma veids
Pēc tēmas un adresāta noteikšanas jums vajadzētu padomāt par pārsūdzības veidu.
Ja nepieciešams, jāuzraksta oficiāla vēstule:
- Informējiet adresātu. Visbiežāk biļeteni tiek sūtīti no zemāka līmeņa saņēmējiem augstāka līmeņa saņēmējiem;
- Sazinieties ar adresātu, veicot pārbaudi, kas nozīmē turpmākas viņa darbības. Tātad viņi vēršas vai nu pie augstāka cilvēka, vai pie līdzvērtīga stāvokļa;
- Dodiet uzdevumu. Šāda veida adrese ir piemērota tikai adresātam.
Personas, kas sazinās ar iestādēm, uzņēmumiem vai citām struktūrām, visbiežāk izmanto pieprasījuma pieprasījuma formu.
Oficiālās apelācijas forma
Skarbie oficiālās un biznesa mijiedarbības apstākļi padara apelāciju formu ne zemāku par saturu. Lai vēstule nonāktu adresātā un nepazustu biroja labirintos, tā jāsastāda saskaņā ar visiem noteikumiem.
Organizācijas sastāda vēstules uz oficiālās veidlapas, piešķir izejošo numuru un norāda datumu. Lai ātri noskaidrotu apelācijas jautājumus, ir svarīgi norādīt darbuzņēmēja pilnu vārdu un kontaktinformāciju. Tie parādās kājenes burta pēdējā lapā.
Privātpersonas noformē pieteikumus uz tukšām A4 formāta lapām mašīnrakstā un, retos gadījumos, ar roku rakstītā formā.
Organizācijām apelācijas galvenē ir norādīta tikai adresāta vieta un vārds, t.i. informācija par apelācijas autoru un kontaktinformācija ir norādīta oficiālajā veidlapā. Privātpersonām būs jāpapildina galvene ar saviem datiem, ieskaitot kontakta tālruņa numuru un adresi, uz kuru jānosūta atbilde.
Kreisajā pusē ir norādīta vēstules informācija, un zem apelācijas tēmas formulējuma: "Par apbalvošanu", "Par informācijas sniegšanu", "Par personisku tikšanos" utt.
Oficiālās apelācijas stils
Oficiālo vēstuļu sastādīšanai tiek izmantots oficiālais biznesa stils. Šī stila galvenie principi ir konsekvence, nepārprotamība un skaidrība. Lietišķajā sarakstē sarunvalodas formulējumi, tautas vārdu lietošana, nemaz nerunājot par lamuvārdiem un lamuvārdiem, nav pieņemama. Pat visvairāk satraucošie notikumi oficiālajā sarakstē būtu jāiesniedz neitrālā tonī bez emocionālas krāsas.
Labā prakse ir ievērot skaidru un loģisku teikumu un rindkopu struktūru. Tas ievērojami vienkāršo lasītāja informācijas uztveri.
Oficiālās apelācijas struktūra
Oficiāla vēstule sākas ar apelāciju: ". Tam seko preambula, kurā jāatbild uz jautājumu: "Kāpēc apelācija tiek rakstīta, kura vārdā un kāda iemesla dēļ?" Tas varētu izskatīties šādi:
«».
«».
Turpinot no vispārīgā uz konkrēto, tiek ieviesta paskaidrojošā daļa, kas atspoguļo specifiku. Ja tiek rakstīta sūdzība - konflikta hronoloģiskā būtība. Uzaicinājuma vēstulēs paskaidrojošā daļa satur informāciju par pasākuma norises vietu, datumu un laiku, tā organizatoriem un adresāta dalības formu.
Jebkura oficiāla apelācija beidzas ar tiešu pieprasījuma uzskaitījumu. Piemēram: ", ", " utt.
