Biznesa sarakste ir neatņemama daudzu ražošanas procesu sastāvdaļa. Nozīmīgu vietu tajā aizņem atbildes uz dažādu organizāciju oficiāliem aicinājumiem, tostarp kontrolējošām. Šādām vēstulēm ir nepieciešams oficiāls biznesa stils, tas ir diezgan pieņemams, turklāt vēlams birokrātisks pagrieziens. Tajās emocijām nav vietas, pat ja apgalvojumi, ka saņemtais aicinājums nav piemērots.
Nepieciešams
- - dators;
- - piekļuve internetam vai printeris;
- - uzņēmuma veidlapas;
- - pasts, kurjers vai personīga vizīte adresāta birojā (ne visos gadījumos);
- - tās vēstules teksts, uz kuru jūs atbildat.
Instrukcijas
1. solis
Lai rakstītu atbildi, izmantojiet veidlapas. Neaizmirstiet piešķirt vēstulei izejošo numuru, reģistrēt to pie sekretāra vai birojā un ievietot datumu.
2. solis
Atbildi adresējiet personai, kuras paraksts ir zem vēstules. Parasti tas apzīmē vārdu un uzvārdu ar iniciāļiem. Mēģiniet uzzināt viņa vārdu un patronīmu. Dariet to, izmantojot internetu vai tālruņa zvanu tieši organizācijai, no kuras vēstule nākusi. Parasti oficiālās vēstules apakšā ir norādīts izpildītāja uzvārds un viņa tālruņa numurs. Šī informācija būs noderīga turpmākai mijiedarbībai, ja rodas tāda nepieciešamība. Tomēr atbilde jāvirza uz tās personas vārdu, kuras paraksts ir pārsūdzēts. Viņa iniciāļi ir pietiekami atbildes “galvenē”. Bet vēstulei jāsākas ar adresi pēc nosaukuma un tēva vārda: "Cienījamais Ivan Ivanovič!"
3. solis
Atbildes sākumā norādiet vēstules izejas datus. Parasti oficiālajās apelācijās ir izejošais numurs, datums ir obligāts. Pirmās frāzes vispārpieņemtais formulējums: "Atbildot uz jūsu vēstuli (apelācija, informācijas pieprasījums, prasība, sūdzība - atkarībā no situācijas). Nē, tā un no šāda un šāda skaita mēs uzskatām par nepieciešamu var) ziņot par sekojošo."
4. solis
Pēc tam atbildiet uz jautājumiem, kas ietverti vēstulē, tādā pašā secībā, kādā tie tajā ir norādīti.
5. solis
Ja, jūsuprāt, jebkādas pretenzijas vai pretenzijas, kuras vēstules autors ir izvirzījis pret jums personīgi vai jūsu organizāciju, ir nelikumīgas, norādiet, ka tās nevar apmierināt, un paskaidrojiet iemeslu, atsaucoties uz spēkā esošo tiesību aktu noteikumiem, kuri jūsu viedoklis, pretrunā.
6. solis
Atbildes beigās izmantojiet frāzi "Ar cieņu". Jums tas būs jādara, pat ja uzskatāt, ka adresāts nav cieņas vērts. Tomēr nav nepieciešams demonstrēt šo viedokli. Neaizmirstiet iekļaut arī savu titulu, uzvārdu un iniciāļus. Ja iesniedzat atbildi papīra formā, lūdzu, zem tās ievietojiet parakstu.
