Datortehnoloģiju laikmetā partneri arvien vairāk sazinās attālināti, dodot priekšroku netērēt laiku personiskām sanāksmēm un sarunām. Tāpēc nav pārsteidzoši, ka darba sarakstei mūsdienu vadītāja dzīvē nav mazas nozīmes. Turēt to pareizi ir katra biroja darbinieka uzdevums.
Instrukcijas
1. solis
Ja darbā jums ir jāsazinās ar klientiem vai piegādātājiem, tad, protams, jums bieži jāraksta oficiālas vēstules. Tas nav tik vienkārši, kā šķiet no pirmā acu uzmetiena: biznesa sarakste ir saistīta ar daudzām kļūmēm, kuras ir jāapiet, lai saglabātu savu kā kompetenta partnera reputāciju. Ja nav iespējams apgūt biznesa korespondences mākslas kursu, ievērojiet zemāk minētos noteikumus.
2. solis
Oficiālā vēstule ir jāreģistrē. Dariet to, pirms sākat to apkopot, un ievietojiet numuru tam paredzētajā vietā (parasti augšējā kreisajā stūrī, zem uzņēmuma logotipa, ja tāds ir). Augšējā labajā stūrī norādiet adresātu. Sāciet ar nosaukumu, pēc tam ievadiet uzvārdu (vai uzvārdus, ja burts ir paredzēts vairāk nekā vienai personai). Pozīcijas jāuzskaita hierarhiskā secībā, t.i. vispirms nāk, piemēram, direktors, tad viņa vietnieks, tad dienestu un departamentu vadītāji.
Zem adresātu vārdiem norādiet nosūtītāja nosaukumu un vārdu. Neaizmirstiet: priekšvārds "no" šajā gadījumā netiek izmantots; šī ir viena no izplatītākajām kļūdām! Pēc tam norādiet vēstules tēmu un datumu, kurā tā tika sastādīta. Vēstules tēmai vajadzētu skaidri pateikt, par ko šajā dokumentā tiks runāts; paziņojiet to skaidri un gaiši.
3. solis
Vēstules teksts sākas ar apelāciju. Ja tas ir adresēts vienai personai, tad piesakiet vārdu un patronīmu vai, alternatīvi, uzvārdu: "Cienījamais Ivanova kungs". Nekādā gadījumā neļaujiet vēstulē iepazīties, pat ja esat personīgi pazīstams ar adresātu un esat ar viņu "īsā kājā". Atcerieties, ka tas ir oficiāls dokuments, tas jāiesniedz arhīvā un to var izmantot darbā pat vairākus gadus vēlāk.
Pašam vēstules tekstam jābūt skaidram un saprotamam. Neizplatiet "domas gar koku", neaizpildiet vēstuli ar nevajadzīgām detaļām, nepieminiet labi zināmus faktus. Nekas nav kaitinošāks par laika tērēšanu, lasot dokumentu, kura visu nozīmi varētu salikt 4 teikumos, bet jums ir jāizlasa 4 lapas. Īsi un saprotami formulējiet savus priekšlikumus, ja jums ir nepieciešami paskaidrojumi, ievietojiet tos pielikuma formā un pievienojiet vēstulei.
