Publisko nefinanšu pārskatu sagatavošana ir samērā jauna tendence sociāli orientētā Krievijas biznesā. Uzņēmuma publiskajam ziņojumam ir maz sakara ar iekšējo pārskatu sistēmu, un tas būtiski atšķiras no grāmatvedības analīzes, tāpēc dokumenta sagatavošanas procesam ir savas būtiskās iezīmes.
Uzņēmējdarbības informācijas pārredzamība
Publiski ziņojumi par iekšzemes biznesu nonāca no rietumiem, kur gadu desmitiem tos izmantoja kā mehānismu, lai izveidotu informācijas pārredzamību organizāciju darbībā. Amerikas Savienotajās Valstīs un Eiropā parasti visi lielie uzņēmumi katru gadu publicē ilgtspējīgas attīstības ziņojumus, kuros sniedz informāciju par sava darba sociālo sastāvdaļu un vides aizsardzības pasākumiem.
Visbiežāk šādus ziņojumus sagatavo ieguves rūpniecības, rūpniecības un ražošanas uzņēmumi no liela tirgus segmenta. Dokumentos viņi kopā ar gada ražošanas apjomiem atzīmē, kādus ieguvumus viņi ir devuši sabiedrībai. Tādējādi publiskos ziņojumus galvenokārt veido organizācijas labdarības pasākumu rezultāti, vides likumdošanas ievērošana, dalība pilsoniskās sabiedrības attīstībā un atbalsts sociālajām iniciatīvām.
Pēdējo gadu tendence norāda uz vidēja un pat maza komersanta pieaugošo interesi par publisko ziņojumu sagatavošanu, kas norāda uz šī mehānisma lietderību korporatīvo mērķu sasniegšanā. Mazajiem tirgus dalībniekiem ir izveidojusies izpratne, ka informācijai par sporta klubu sponsorēšanu un mākslas skolas patronāžu pat ar zemām finansiālām izmaksām noteikti ir jākļūst publiskai.
Galvenie publisko ziņojumu adresāti ir:
- plašs sabiedrības loks - pakalpojumu un preču patērētāji, reģiona iedzīvotāji, kurā uzņēmums darbojas;
- biznesa partneri - uzņēmumu dibinātāji, valdes locekļi, klientu apkalpošanas pārstāvji, darbuzņēmēji un pat konkurējošas organizācijas;
- masu mēdiji;
- uzņēmuma darbinieki.
Publisks ziņojums ir dokuments, kas pielāgots plašam ieinteresēto personu lokam, un kas ietekmē rakstīšanas stilu, grafisko dizainu un iesniedzamās informācijas izvēli.
Informācijas izvēle
Informācijas vākšana publiskai ziņošanai turpinās. Labākais variants ir piešķirt atsevišķu personāla vienību šī darba veikšanai. Šajā gadījumā darbinieka pienākumos jāietver sistemātiska informācijas vākšana no visām uzņēmuma struktūrvienībām saskaņā ar pārbaudītiem kritērijiem.
Šādos informācijas blokos jāiekļauj visa informācija par sociālo projektu īstenošanu, proti: tikšanās ar valdības amatpersonām, patērētājiem, darbs pie pilsoņu aicinājumiem, labdarības pasākumi utt.
Kā bieži atzīmēts pārskatu sagatavošanas metodiskajos materiālos, pats informācijas vākšanas process uzņēmumus mudina uz nepieciešamību palielināt labdarības atbalstu, veidot jaunus sociālos projektus, izsludināt dotācijas utt.
Lielie uzņēmumi parasti neizgudro savas “receptes” publisko ziņojumu sagatavošanai, bet izmanto GOST ISO 26000 “Sociālās atbildības pamatnostādnes”, kurā apkopoti visi publisko dokumentu veidošanas pamatmērķi.
Informācijas iesniegšana
Svarīgs augstas kvalitātes publiskā ziņojuma kritērijs ir uztveres pieejamība plašam cilvēku lokam. Šādiem dokumentiem vajadzētu būt saprotamiem gandrīz jebkurai ieinteresētai personai, tiem vajadzētu būt uzticamiem informācijas avotiem un nav nepieciešami papildu pieprasījumi uzņēmumam pēc paskaidrojumiem.
Bieži vien publiskajos pārskatos ir liels skaits diagrammu, diagrammu un tabulu, kas vienkāršo informācijas atspoguļošanu. Fotogrāfijas ir arī svarīga kvalitatīva publiska ziņojuma sastāvdaļa.
Prakse rāda, ka publiskā ziņojuma izkārtojumam vajadzētu virzīties uz brošūru, nevis uz dokumentālu prezentāciju. Visbiežāk publiskajam ziņojumam ir horizontāls formāts.
Dokumenta struktūra ietver titullapu, saturu, ievadu, kuru var aizstāt ar organizācijas vadītāja apsveikuma runu, galveno daļu, nobeigumu un terminoloģisko vārdnīcu. Alfabētiskais rādītājs arī atvieglos dokumentā orientēšanos, taču garuma labad to var izlaist.
Publiskā ziņojuma izplatīšana
Iespiesto publisko ziņojumu paredzēts nosūtīt galvenajiem adresātiem - dibinātājiem, kā arī biznesa partneriem. Elektroniskā formā publiskais ziņojums tiek ievietots oficiālajā tīmekļa vietnē un nosūtīts plašsaziņas līdzekļu pārstāvjiem.
Lai informētu organizācijas darbiniekus, organizācijas nodaļām tiek nosūtīta publiskā ziņojuma elektroniskā versija.
