Dokumenti, kas iekļauti organizācijā, tiek uzskaitīti. Parasti ienākošo vēstuļu reģistrēšana ir biroja uzdevums, taču mazās komandās šī atbildība bieži tiek uzticēta sekretāram. Korespondences apstrādes metode parasti ir sīki aprakstīta biroja darba iekšējās instrukcijās. Ja tā nav, apstrādājot jaunus dokumentus, jums jāievēro noteikta darbību kārtība.
Nepieciešams
- - ienākošās korespondences reģistrācijas žurnāls;
- - zīmogs "Ienākošā vēstule".
Instrukcijas
1. solis
Pieņemiet un kārtojiet ienākošo saraksti. Ir jāatver visas vēstules, izņemot tās, kurām ir īpaša atzīme, piemēram, "Personīgi vadītājam" vai "Konfidenciāli" utt. Nesteidzieties izmest aploksni, vispirms pārbaudiet, vai tekstā ir norādīta atgriešanās adrese. Reģistrācijai nav nepieciešami grāmatvedības dokumenti (rēķini, rēķini), apsveikumi, reklāmas materiāli.
2. solis
Ienākošās sarakstes žurnālā ievadiet informāciju par saņemtajām vēstulēm. Tas var būt elektronisks vai tradicionāls (papīra). Aizpildot elektroniskās veidlapas, ievērojiet programmas izstrādātāju ieteikumus. Datorsistēmas atvieglo lietvedību, palīdz ātri atrast nepieciešamo informāciju. Tomēr tajos ir svarīga apvienošanās, stingra informācijas ievades noteikumu ievērošana, pretējā gadījumā dokuments var pazust datu bāzē.
3. solis
Iegādājieties tipogrāfijā tradicionālo žurnālu vai pats sakārtojiet to A4 formāta piezīmju grāmatiņā. Galvenā prasība tam ir meklēšanas vienkāršība, skaidrība un aizpildīšanas precizitāte. Žurnālu ir ērti glabāt tabulas veidā ar šādām kolonnām: 1. Reģistrācijas datums. Apsveriet ienākošās vēstules saņemšanas dienā un vakarā iesniedziet tās izskatīšanai vadītājam, ja vien organizācija nav pieņēmusi citu procedūru; Reģistrācijas numurs. Šis dokumenta atribūts sastāv no lietas "Ienākošie dokumenti" numura (saskaņā ar apstiprināto organizācijas lietu nomenklatūru) un saņemtās vēstules sērijas numuru (no kalendārā gada sākuma). Piemēram, "Nr. 01-12-273", kur 01-12 ir lietas nomenklatūras numurs, 273 ir burta unikālais numurs. Visa saņemtā korespondence tiek reģistrēta vienu reizi neatkarīgi no vēlāk saņemto eksemplāru skaita, ieskaitot elektroniskos; 3. Vēstules autors (organizācija, indivīds), piemēram, "Vstrecha LLC" vai "Reģionālā administrācija, vadītāja vietnieks V. S. Sidorovs" utt. 4. Dokumenta priekšmets. Jūs varat aizpildīt šo kolonnu ar informāciju no vēstules virsraksta vai pēc tās izlasīšanas īsi formulēt galveno ideju. Rakstiet tā, lai vēlāk jūs varētu viegli atcerēties, kurš dokuments ir jautājums, un izskaidrot to saviem kolēģiem. Piemēram, "Par transporta pakalpojumu līguma noslēgšanu" vai "Par informācijas sniegšanu par ienākuma nodokli līdz 12.12.2011." Utt.; 5. Izpildītājs. Pēc vadītāja vīzas saņemšanas aizpildiet lodziņu. Ievadiet tās personas vārdu, kura sagatavos atbildi. Šeit atzīmējiet termiņu. Iezīmējiet vai pasvītrojiet atbildes uz steidzamo vēstuli datumu. Piezīmes. Šeit jūs varat izdarīt piezīmes par vadītāja rīkojuma izpildi vai norādīt svarīgu vēstules pielikumu klātbūtni vai atzīmēt darbinieku kopiju skaitu darbā.
4. solis
Pabeidziet tabulu pēc saviem ieskatiem. Piemēram, baidoties par dokumentu drošību, saņemot vēstuli, atzīmējiet rūtiņu darbuzņēmēja parakstam. Tomēr nepārslogojiet žurnālu un sevi ar pārāk daudzbalsīgiem ierakstiem. Dokuments satur visu nepieciešamo informāciju, reģistrācijas veidlapas tikai palīdz izsekot darba stadijai.
5. solis
Uz visiem burtiem uzlieciet īpašu zīmogu, kas norāda korespondences veidu - "Ienākošais". Drukāšanai jābūt dokumenta pirmās lapas apakšējā labajā stūrī. Pārliecinieties, ka druka nepārklājas ar tekstu. Drukas rindā manuāli ievadiet sērijas numuru un saņemšanas datumu.
