Pakalpojuma vēstule ir izplatīts veids, kā pa pastu informēt trešās personas. To lieto, ja ir nepieciešams rakstisks apstiprinājums par svarīgas informācijas nodošanu partnerim vai ja nav iespējams izmantot citus saziņas veidus. Šim dokumentam ir daudz šķirņu, taču ir vispārīgi noteikumi, kas jāņem vērā, sagatavojot šādu vēstuli.
Nepieciešams
Veidlapu veidlapas
Instrukcijas
1. solis
Lai sāktu darbu, iegūstiet savas organizācijas veidlapas, kas īpaši izstrādātas šīm vēstulēm. Tās galvenā atšķirība no standarta veidlapām ir pasta rekvizītu klātbūtne kopā ar bankas rekvizītiem. Ja jūsu uzņēmumā tas tā nav, sagatavojiet savu versiju. Ievietojiet logotipu šeit un saziņai norādiet organizācijas nosaukumu, bankas rekvizītus, pasta adresi, tālruņus, faksu un e-pastu.
2. solis
Augšējā labajā stūrī norādiet vēstules adresātu (uzņēmuma nosaukums, pasta adrese, amats, pilns galvas vārds). Ja vēstule ir adresēta vairākām organizācijām, to adreses tiek izvietotas viena pēc otras, bet ne vairāk kā četras pēc kārtas un nenorādot vadītājus. Tagad dodieties tieši uz vēstules tekstu, jo šajā dokumentā nav rakstīts tā nosaukums (atšķirībā no aktiem, piezīmēm utt.). Tā vietā jūs varat īsi norādīt vēstules tēmu, savas apelācijas būtību - "par nokavētu maksājumu", "par noteikumu maiņu" utt.
3. solis
Vēstules tekstam jābūt biznesa stilā. Pēc iespējas īsi un precīzi izsakiet būtību, lai izvairītos no neskaidrībām, nododot svarīgu informāciju. Vienai vēstulei vajadzētu pievērsties vienam jautājumam. Nemēģiniet vienā vēstulē atrisināt visas problēmas starp jums un jūsu partneri. Katrs no tiem būtu jāizskata atsevišķi, jo var būt dažādi izpildītāji, turklāt tas var būt svarīgi, ja strīdos ir nepieciešams lēmums tiesā. Attiecīgi ir labāk nerādīt burta apjomu ārpus vienas lappuses.
4. solis
Visbeidzot, sadaļā Pielikumi uzskaitiet visus papildu dokumentus. Atstājiet vietu vadītāja parakstam un iekavās atšifrējiet viņa parakstu (uzvārds, iniciāļi). Saziņai noteikti norādiet izpildītāja pilnu vārdu un biroja tālruņa numuru. Parakstiet dokumenta oriģinālu pie sava vadītāja un reģistrējiet vēstuli pie organizācijas sekretāra kā izejošu dokumentu.
