Ja ir uzkrāts pārāk daudz dokumentu un tie ir vienā kaudzē, var būt grūti saprast, kurš uz ko attiecas. Pareiza dokumenta atrašana ir vēl grūtāka. Lai atrisinātu šo problēmu, jums jāorganizē dokumenti. Aprakstītā metode ir piemērota ne tikai dokumentu kārtošanai uz papīra, tā ir diezgan piemērojama dokumentiem elektroniskā formā, protams, ar nelieliem pieņēmumiem.
Instrukcijas
1. solis
Dokumentu kārtošana ir vienkārša, pat ja to ir pārāk daudz. Izskatiet visus pieejamos dokumentus un izveidojiet sarakstu ar kategorijām, pēc kurām tos kārtosiet. Nosakiet, vai šajā sarakstā būs apakškategorijas. Piemēram, vispārējā līgumu kategorijā var atšķirt piegādes, pakalpojumu sniegšanas līgumus. Starp pasūtījumiem izceliet vispārīgos pasūtījumus, kas attiecas uz uzņēmuma darbību, un personāla pasūtījumus.
2. solis
Kad kategoriju saraksts ir pilnīgs, nosakiet, kā un kur ievietosit dokumentus. Vienojieties ar vadību par biroja piederumu (mapju, failu, krāsainu uzlīmju) iegādes izmaksām, jo dokumentu šķirošana un izplatīšana ir patīkamāka, ja jums nav jācīnās ar vecajām drupu mapēm.
3. solis
Kārtojiet pieejamos dokumentus atbilstoši savam sarakstam. Novietojiet tos atsevišķās kaudzēs. Ja nepieciešams, uzrakstiet uz tiem ar zīmuli vai uzlīmējiet uzlīmi (lai šķirošanas procesā neapjuktu).
4. solis
Novērtējiet, vai vienas kategorijas (apakškategorijas) dokumenti iederēsies mapē, un tos failu. Labāk ir sakārtot dokumentus atbilstoši to sagatavošanas datumam. Parasti ikdienas darbā dokumenti tiek iesniegti tā, kā tie ir izveidoti, augšpusē ir jaunākie dokumenti. Pārsūtot lietas uz arhīvu, secība mainās (augšpusē ir agrākais dokuments, apakšā - vēlākais līdz izveides datumam).
5. solis
Ja vienā un tajā pašā mapē iesniedzat dokumentus no dažādiem gadiem, vizuāli atdaliet vienu gadu no otra ar krāsainu uzlīmi vai lielāku lapu. Šādas grāmatzīmes ļauj daudz vieglāk atrast vajadzīgo dokumentu nākotnē.
6. solis
Izveidojiet pielikumu nākamajam dokumentam.
7. solis
Ja nepieciešams, sastādiet visu mapju reģistru ar dokumentiem, norādot katras mapes saturu, tās izveidošanas datumu un apkopes beigas, glabāšanas vietu utt. Sakārtojiet mapes tā, lai tās būtu ērti izmantot, un jums nevajadzētu tām "izlauzties" caur tonnu makulatūras.
