Darba un dokumentu sagatavošanas procesā to apstiprināšanai tiek piešķirta nozīmīga loma, kas var būt iekšēja, kur dokumentus apstiprina pašas organizācijas departamenti vai ārēji, kas saistīti ar dokumentu apstiprināšanu citās iestādēs. Juridiski pareizi saskaņots dokuments dod tiesības veikt likumos, normās un noteikumos paredzētās darbības. Dokumenti, kas izturējuši apstiprināšanas procedūru, ir aizzīmogoti vai apzīmogoti.
Instrukcijas
1. solis
Strādājot par organizācijas darbinieku, kura pienākumos ietilpst iekšēja un ārēja dokumentu apstiprināšana, ir nepieciešama skaidra informācija par to, kuras uzņēmuma nodaļas ir atbildīgas par to apstiprināšanu.
2. solis
Sastādiet to dokumentu sarakstu, kuri būs jāapstiprina visā darba laikā. Skaidri norādiet departamentus, kas ir atbildīgi par to apstiprināšanu. Izveidojiet tabulu, kurā norādīti obligāti apstiprināmo dokumentu veidi, nodaļas, kas atbildīgas par šī darba veikšanu, amati, uzvārdi, vārdi, darbinieku patronimijas, viņu tālruņi un e-pasta adreses.
3. solis
Izlemiet par dokumentu, kas jāapstiprina. Izveidojiet plānu, norādot secību, kādā sazināties ar savas organizācijas departamentiem. Uzziniet darba pabeigšanas termiņus, runājot ar katru uzņēmuma visu nodaļu darbinieku, kas atbild par dokumenta apstiprināšanu.
4. solis
Pievērsiet īpašu uzmanību dokumenta apstiprināšanas noteikumiem, ātri reaģējiet uz visām izmaiņām, ko tajā veicis nodaļas darbinieks. Ja jums ir šaubas par dokumentā veiktajiem labojumiem, noteikti konsultējieties ar organizācijas speciālistiem, noskaidrojot visas nianses. Tas palīdzēs samazināt apstiprināšanas laiku nākotnē un ļaus jums likumīgi noformēt dokumentu pareizi.
5. solis
Katrā organizācijas nodaļā pēc apstiprināšanas procedūras nokārtošanas dokumentā tiek uzlikta vīza. Tas var būt nodaļas zīmogs vai “Apstiprināts” zīmogs ar norādi uz darbinieka amatu, vārdu un parakstu. Pārliecinieties, ka katrs darbinieks, kas ir atbildīgs par dokumenta apstiprināšanu, to pareizi paraksta. Pretējā gadījumā organizācijas vadītājs to neparakstīs.
6. solis
Pēdējā saite, kas apstiprina dokumentu, ir uzņēmuma vadītājs. Uzskata, ka dokuments ir likumīgi saskaņots tikai tad, ja to ir parakstījusi vadība, visu departamentu darbinieki, uzņēmuma zīmogs vai zīmogs.
7. solis
Kad ārēji koordinējat dokumentus, kuriem nepieciešamas dažādu institūciju apstiprinājumi, pārbaudiet to organizāciju sarakstu, kurās jums jāpiesakās. Uzziniet detalizētu informāciju par departamentiem, to darbiniekiem, kas iesaistīti koordinācijā. Zvaniet viņiem vai nosūtiet e-pastu, norādot nepieciešamo dokumentu sarakstu. Vienojieties par tikšanās laiku.
8. solis
Sagatavojiet to dokumentu sarakstu, kas saistīti ar apstiprināšanas laiku un izmaiņu veikšanas kārtību iestādes darbiniekam, kas iesaistīts dokumentu ārējā apstiprināšanā. Sniedz oficiālu paziņojumu noteiktā formā, norādot dokumentu sarakstu, par kuriem jāvienojas. Kontrolējiet dokumentu apstiprināšanas laiku un to izpildes pareizību.
