Noslēdzot līgumu, ir ļoti svarīgi pēc iespējas vairāk aizsargāt savu uzņēmumu no visiem iespējamiem riskiem. Šim nolūkam darījumu partneris tiek pārbaudīts specializētās vietnēs par nodokļu parādu klātbūtni, dalību šķīrējtiesās, par tā partneru, pircēju vai klientu prasību klātbūtni. Noteikti pieprasiet šādu dokumentu paketi.
Pieprasītie dokumenti
Jebkurai sabiedrībai ar ierobežotu atbildību vai akciju sabiedrībai ir harta, kas nav komercnoslēpums un ļaus jums uzzināt darbības mērķus un veidus, statūtkapitāla lielumu, dibinātāju vārdus un citu noderīgu informāciju. Lai pilnībā pasargātu sevi no riskiem ilgtermiņa attiecību ietvaros, labāk pieprasīt pieprasīto dokumentu kopijas ar vadītāja zīmogu un parakstu. Pēdējā lapa ir jāapzīmogo nodokļu iestādei.
Nepieciešamas arī OGRN (valsts reģistrācijas apliecība) un TIN (nodokļu reģistrācija) kopijas. Ja potenciālais partneris ir ieinteresēts nopietnā sadarbībā, viņš arī piegādās svaigu izrakstu no Vienotā valsts juridisko personu reģistra, oriģinālu vai apliecinātu kopiju. Šādu dokumentu var parakstīt gan ar pilnvarotas amatpersonas ar roku rakstītu parakstu kombinācijā ar nodaļas zīmogu, gan ar pastiprinātu elektronisko parakstu - saskaņā ar likumu Nr. 63-FZ tie ir līdzvērtīgi.
Ja uzņēmums nav pazīstams, ir vērts lūgt informāciju par vidējo darbinieku skaitu, dažāda veida darbību licenču kopijas, īpašumtiesību sertifikātus vai telpu nomas līgumu, aprīkojuma dokumentus, transportlīdzekļu pases.
Nodokļu iestādes revīzijas laikā pieprasītie dokumenti
Lai pilnībā aizsargātu sevi nodokļu audita laikā, ir svarīgi pārliecināties, vai visi darījumu partneri ir “tīri”. Pirms līguma noslēgšanas, kā arī reizi ceturksnī, jums jāpieprasa PVN deklarācijas apliecināta kopija ar atzīmi par piegādi nodokļu iestādei, informācija par nodokļu un nodevu maksājumu statusu. Sākotnēji ir svarīgi arī precizēt, un labāk ir saņemt oficiālu vēstuli par piemēroto nodokļu sistēmu.
Zināt, vai darījuma partneris maksā pievienotās vērtības nodokli, ir jāzina ne tikai, lai pārliecinātos par viņa godīgumu likuma priekšā. Ja transporta uzņēmums, piegādātājs vai darbuzņēmējs nemaksā PVN laikā, tā samaksu var piedzīt no pakalpojumu patērētāja vai pircēja, un šajā gadījumā ir diezgan grūti strīdēties ar nodokļu iestādēm.
Kas jāpievērš uzmanība, noslēdzot līgumu
Lai nepieļautu, ka piegādātājs, būvuzņēmējs vai transporta uzņēmums strīdā var atteikties no līguma noteikumiem, ir svarīgi pārliecināties, vai visus parakstus ir devušas pilnvarotas personas. Bieži līgumu, specifikācijas, pieteikumus, pilnvaras, UPD, rēķinus, veikto darbu aktus un citus dokumentus paraksta vadītāji vai grāmatveži. Ja runa ir par tiesu, vadība vienkārši parausta plecus un atbrīvo sevi no jebkādas atbildības par savu darbinieku darbību, pat ja līdz tam laikam viņi vēl strādā organizācijā.
Rūpīga dokumentu parakstu kontrole palīdzēs izvairīties no šīs situācijas. Iepriekš nepieciešams pieprasīt apstiprinātu lēmumu (protokolu) kopijas par vadītāja iecelšanu, rīkojumu par galvenā grāmatveža iecelšanu vai pieņemšanu darbā. Ja vadītājam ir tiesības parakstīties viņa vietā, tad attiecīgais rīkojums. Ja nepieciešams, iegūstiet pilnvaras personām, kuras ir pilnvarotas uzņēmuma vārdā parakstīt pieprasītos dokumentus.
