Neskatoties uz saziņas kanālu pārpilnību, e-pasts joprojām ir visuzticamākais biznesa kontaktiem. Tās acīmredzamais trūkums pirms verbālā kontakta ir tas, ka saņēmējs var vienkārši ignorēt vēstuli. Lai nerakstītu tukšumā, ir svarīgi zināt biznesa e-pasta korespondences noteikumus.
Tēma ir galva
Elektroniskās biznesa korespondences efektivitāte lielā mērā ir atkarīga no pareizās tēmas. Pārskatījis nosūtīto ziņojumu sarakstu, saņēmējs, iespējams, darba dienas beigās atstās vēstuli bez temata, dodot priekšroku svarīgākiem nosaukumiem.
Temats formātā "no Aleksandra", "Vitālijam" un citas abstraktas galvenes ir piemērotas tikai tad, ja adresāts gaida vēstuli un nesenā sarunā ir informēts par nenovēršamu svarīgas informācijas nosūtīšanu. Visos pārējos gadījumos šādas tēmas nav žēl. Tie neatspoguļo apelācijas iemeslu, vēstules būtību un nozīmi.
Pareizi definēts 2-4 vārdu teikums tiek uzskatīts par labu tēmu. Piemēram: "Ziņojuma projekts apstiprināšanai", "Komerciālais piedāvājums no LLC" Business-Trade "," Par šīfera piegādi "," Šīferis. Priekšlikums izskatīšanai ".
Neatkarīgi no apelācijas mērķa, vēstules autoram jābūt uzmanīgam, pievēršot uzmanību. Tātad, piezīmes "Steidzami!", "Personīgi direktors", "Svarīgi!" tēmas rindiņā jānorāda tikai gadījumos, kad ziņojumam patiešām ir ārkārtīgi liela nozīme, un ne tikai sūtītājam, bet arī saņēmējam. Ja katru tās pašas kontaktpersonas vēstuli pavada nepamatotas uzmanības pazīmes, saņēmējs pārtrauks uz tām reaģēt un ārkārtējos gadījumos tos nosūtīs melnajā sarakstā vai pāradresēs padotajiem.
Apelācija
E-pastam jāsākas ar ziņojumu. Obligāti jāizmanto saņēmēja vārds un uzrakstiet tos bez kļūdām. Uzmanīgs adresāts, kurš savā vārdā pamanīja pareizrakstības kļūdu, noteikti zaudēs uzticību apelācijas autoram un interesi turpināt dialogu.
Lai tas nenotiktu, pat ar masveida sūtīšanu, nevajadzētu aizmirst, ka pirms vēstules sūtīšanas korektūru ir jāpārbauda. Kļūdas visbiežāk var slēpties lietu beigu gadījumos, kad adresējat, rakstot sarežģītus uzvārdus. Neatkarīgi no saņēmēja statusa, pareizāk ir pieteikties pēc vārda un patronīma, ja tie nav zināmi, tad ir atļauts izmantot tradicionāli neitrālas konstrukcijas: "Labdien", "Labdien". Ja vēstules autors un adresāts dzīvo dažādās laika joslās, ir atļauta šāda apelācija: "Laba diena", "Laba stunda".
Novērtējiet savu un citu cilvēku laiku
E-pastam jābūt īsam, skaidram un bez kaitinošas vai nevajadzīgas detaļas. Šī kvalitāte ir īpaši svarīga gadījumos, kad elektroniskā sarakste kalpo kā biznesa sadarbības sākums, nevis tās turpinājums.
Apelācijas pirmajā rindkopā autoram ir jāiepazīstas ar sevi, ja sarakste iepriekš netika veikta vai tika pārtraukta ilgu laiku. Optimālākais dizains tam ir tradicionālā frāze: “Jūs uztraucat biznesa tirdzniecības darbinieku Vasiliju Kuzņecovu. Es gribētu turpināt mūsu sarunu par priekšlikuma izskatīšanu par kanāla piegādi”.
Turklāt pats piedāvājums būtu jāsniedz pēc iespējas kodolīgāk, un kā paplašināts informācijas avots vēstulei jāpievieno komerciāls piedāvājums.
Visas pilnīgas domas teikumā būtu loģiski jāsadala rindkopās, jāievada saraksti, atbilstoši jāizmanto treknrakstā izcelšana un pasvītrošana, kas uzlabo lasītāja informācijas uztveri un samazina laiku, lai iegremdētos tēmā. Parasti e-pastā reti ir vairāk par 3-5 rindkopām.
Galīgā būvniecība
Ir pamatoti izbeigt e-pastu ar atvadīšanos no biznesa šādā stilā: "Ar vislabākajiem novēlējumiem, …", "Ar cieņu jums, …" utt. Bet ar tādiem atvadu vārdiem kā "Vienmēr tavs, …", jums vajadzētu būt pēc iespējas uzmanīgākam, jo neformāls tonis un pārmērīga konverģence saņēmējam var būt neskaidra.
Parakstam jāpievieno kontaktinformācija. Ir svarīgi norādīt tālruņa numurus, faksu, pārstāvētās organizācijas oficiālo vietni, kā arī rezerves e-pasta adresi, jo adresāts kontakta adresi redz pašā vēstulē.
Domas, kas rodas dokumenta sagatavošanas procesā, nevajadzētu formalizēt pēcrakstā. Kā jūs zināt, šāda novēlotu rakstīšanas ideju izpausme ir piemērota tikai personiskajā sarakstē. Elektroniskā rakstīšana ļauj jebkurā laikā mainīt apelācijas teksta saturu. Izmantojiet burtā P. S. var negatīvi uztvert saņēmējs, kurš ne bez pamata var domāt, ka adresāts veltīja laiku, lai vēstulē harmoniski iekļautu papildu informāciju, un nolēma aprobežoties ar ātru pēcrakstu.
