Dažiem uzņēmumiem ir dokumentācija gadu desmitiem. Lai novērstu svarīgu papīru saburzīšanos vai nozaudēšanu, tie jāiestrādā mapēs, kas izgatavotas no cieta kartona vai plastmasas. Katram līgumam piešķiriet atsevišķu numuru identifikācijai.
Instrukcijas
1. solis
Lai būtu ērti atrast vajadzīgo līgumu, veiciet uzskaites grāmatu. Piešķiriet dokumentam numuru un ievadiet to šajā žurnālā. Papildus numuram ievadiet līguma datumu. Ierakstam žurnālā jāizskatās šādi: 1. Līgums Nr. 123TP, datēts ar 22.02.2011. Piezīmēs varat norādīt līguma būtību, ja to prasa korporatīvais dokumentācijas stils.
2. solis
Ja uzņēmumā ir vairākas juridiskas personas, izveidojiet katrai atsevišķu līgumu grāmatu. Savā apzīmējumā izmantojiet parastos simbolus. Piemēram, pierakstiet Maša un Bears OJSC līgumus kā 123MM. Un atzīmējiet ZAO "Trīs cūkas" vērtspapīrus ar 123TP. Piešķiriet numurus, lai izvairītos no neskaidrībām.
3. solis
Kad līgums ir izturējis visus apstiprinājumus, kurus parakstījuši abu pušu ģenerāldirektori, ir uzlikti zīmogi, to var ievietot mapē. Izvēlieties mapes ar cietu vāku - tās nodrošinās dokumentu drošību. Katrai juridiskai personai ir nepieciešama sava mape.
4. solis
Pirms palagiem. Paņemiet perforatoru un ieduriet jaunus caurumus. Ievietojiet dokumentu mapē un nostipriniet to ar īpašām antenām. Atdaliet vienu līgumu no cita ar tukšu A4 lapu.
5. solis
Līgumus var iesniegt arī citā veidā. Tam būs nepieciešami caurspīdīgi faili. Katru dokumentu ievietojiet atsevišķā failā un piespraudiet mapē.
6. solis
Neglabājiet pārāk daudz līgumu vienā mapē - tie var saburzīties. Mapei jābūt viegli aizveramai, atsevišķām loksnēm nevajadzētu uzlīmēt.
7. solis
Mapju uzglabāšanai ar līgumiem skapī ir atsevišķs plaukts. Mapē ierakstiet gadu un juridisko personu, kurai pieder dokumenti. Tas ļaus jums ātri atrast pareizos dokumentus, ja nepieciešams.
8. solis
Nav nepieciešams visu laiku glabāt mapes ar līgumiem, kas noslēgti pirms trim gadiem. Sakārtojiet tos kartona kastēs, parakstot gadu un juridisko personu, kurai tiek izsniegti dokumenti. Nosūtiet kastes uz noliktavu. Glabāšanai izvēlieties sausu vietu. Mitrums ir kaitīgs papīram.
