Dokumentu iznīcināšana ir ļoti sarežģīts un laikietilpīgs process. Organizāciju arhīvos parasti uzkrājas daudz dokumentu, kas pēc noilguma termiņa beigām ir jāiznīcina, tas ir, jāiznīcina. Ir ļoti svarīgi pareizi aizpildīt visu dokumentāciju, kas saistīta ar arhīva iznīcināšanu. Viens no galvenajiem dokumentiem ir akts.
Instrukcijas
1. solis
Pirmkārt, jāatzīmē, ka pirms dokumentu iznīcināšanas jums ir jāveic to uzskaite, tas ir, vēlreiz jāpārbauda visi datumi, pieejamība un slepenība. Ir dokumenti, kurus nepieciešams ne tikai izmest, bet arī sadedzināt (vai iznīcināt smalcinātājā), lai neatklātu komercnoslēpumus.
2. solis
Noteikti veiciet uzskaiti par iznīcināmo dokumentāciju. Tāpat ar rīkojumu ieceļ personas, kuras tiks iekļautas ekspertu komisijā. Starp tiem izdaliet priekšsēdētāju, kurš ir atbildīgs par dokumentu nodošanu grāmatvedības nodaļai.
3. solis
Pašam aktam par tādu dokumentu iznīcināšanu, kuriem ir beidzies noilgums, nav vienotas formas. Tādēļ jūs varat to sastādīt jebkurā formā.
4. solis
Pirmkārt, norādiet organizācijas informāciju, tās var atrasties gan augšējā labajā stūrī, gan kreisajā pusē. Šeit norādiet organizācijas nosaukumu saskaņā ar dibināšanas dokumentiem, struktūrvienību, bankas rekvizītiem, adresi un kontaktiem.
5. solis
Nedaudz zemāk labajā pusē uzrakstiet “Es apstiprinu”, zemāk norādiet vadītāju un atstājiet lauku zem viņa paraksta un sastādīšanas datuma.
6. solis
Zemāk centrā uzrakstiet "Likums par tādu dokumentu piešķiršanu un iznīcināšanu, kuriem ir beidzies derīguma termiņš". Pēc tam zemāk esošajā rindā norādiet pamatu, tas ir, galvas secību (kārtību). Tad uzskaitiet ekspertu komisijas personas, norādot viņu vārdus un amatus.
7. solis
Tad uzrakstiet apmēram šādi: "Ekspertu komisija, vadoties pēc (saraksta, inventāra), piešķīra iznīcināšanai dokumentus, kas zaudējuši noilgumu." Pēc tam norādiet datus tabulas formā, kurā jāietver tādas slejas kā sērijas numurs, dokumenta datums, nosaukums, skaidrojums, dokumentu skaits, dokumenta numurs inventarizācijā (sarakstā).
8. solis
Pēc tabulas apkopojiet, tas ir, norādiet pārstrādājamo dokumentu skaitu. Turklāt akts jāparaksta visiem komisijas locekļiem. Un priekšsēdētājam jāparaksta, ka dokumenti pilnībā tiks nodoti pārstrādei. Beigās ievietojiet sastādīšanas datumu un visu aizzīmogojiet ar organizācijas zīmoga zilo zīmogu.
