Zīmoga klātbūtne dokumentā norāda tā nozīmi, autentiskumu un oficiālo statusu. Tomēr uzņēmumu darbības laikā laiku pa laikam rodas jautājumi par to, kur un kāds zīmogs būtu jāuzliek.
Pirmkārt, zīmoga piestiprināšanas noteikumi ir atkarīgi no tā veida un piederuma. Tādējādi valsts iestāžu dokumentos tiek uzlikts oficiālais zīmogs ar divgalvainā ērgļa attēlu. Komerciālās organizācijas un individuālie uzņēmēji dokumentus apliecina ar apaļu zīmogu, kurā ir vārds (uzvārds, vārds un patronimitāte), reģistrācijas dati un, ja vēlas, uzņēmuma logotips. Dokumenti, līgumu slēgšana, maksājuma uzdevumu izpilde un čeki, oficiāls vēstules, pilnvaras utt., varat veikt papildu: uzziņām, finanšu dokumentiem, personāla nodaļu. Tajā pašā laikā to nospiedums jānorāda uz nospieduma. Galvenais zīmogs apliecina pirmo personu - direktoru un viņu vietnieku, un papildu - attiecīgo dienestu (grāmatvedības, personāla nodaļas u.c.) darbinieku parakstus. Uzspiedums jāpiestiprina tā, lai tas daļēji atspoguļotu dokumentu parakstījušās personas amata nosaukumu, un paraksts un zīmoga detaļas būtu skaidri redzamas. Pārvaldības dokumentācijas atbalsta valsts sistēma (GSDOU), kas apstiprināta ar PSRS Glavarchive rīkojumu 1988. gada 23. maijā, paredz dokumentu sarakstu, uz kuriem tiek uzlikts galvenais vai oficiālais zīmogs. Jaunāka izdevuma nav, taču, piemērojot pašreizējam brīdim, tas izskatās šādi: - akti; - pilnvaras; - līgumi; - secinājumi, pārskati; - pieteikumi (akreditīva saņemšanai; par pieņemšanas atteikumu, pretenzijas utt.); - ceļošanas apliecības; - zīmogu un parakstu nospiedumu paraugi; - vēstules; - maksājuma uzdevumi, pieprasījumi, čeki par valūtas pārskaitījumu utt., - organizācijas noteikumi, - reģistri, - izmaksu tāmes, - līgumi, - sertifikāti (arhīvs, apdrošināšanas summu apmaksas ierobežojums, - specifikācijas; - nosaukumu saraksti; - sertifikāti; - organizāciju hartas; - personāla tabulas. Lai izslēgtu iespējamos pārpratumus, lietojot zīmogus, uzņēmumiem ieteicams pašiem noteikt dokumentu sarakstu, kā arī to personu saraksts un parakstu paraugi, kuriem nepieciešams sertifikācijas zīmogs. Turklāt ir vienotas dokumentu formas ar nepieciešamo "M. P." - iespiešanas vieta. Šādos gadījumos parasti nav jautājumu par to, kur ievietot zīmogu, taču jāievēro vispārējs noteikums: drukai jābūt skaidrai un salasāmai.
